Klubbens kontaktpersoner

Senast uppdaterad:

Skriv ut

Information om hur man registrerar klubbens olika kontaktpersoner och till vilka roller man kan koppla en person.

Syftet med funktionen är att Klubben, distriktet och SGF på ett enkelt sätt ska nå rätt person på klubben med information. Om alla klubbar registrerar och därefter underhåller registret så kommer vi alla att ha nytta av det.
- Klubben kan ta ut rapport på alla personer i den egna Styrelsen, alla Lagledare osv.
- Distrikten kan exempelvis ta fram information till alla distriktets lagledare i distriktens eget seriespel.
- SGF kan nå direkt till rätt person med riktad information till t.ex. idrottsansvariga och ordföranden.

Distriktens kontaktpersoner skall nu läggas in i distriktets organisationsenhet, alltså inte som inloggad på en klubb. På distrikten kan man också registrera olika roller för t.ex. egna lagledare mm.
När man tar fram en rapport över klubbens kontaktpersoner kommer även distriktets kontaktpersoner med, detta gäller även Min Golf.
Läs mer på sidan Distrikt » Distriktets kontaktpersoner ».

Lägga in kontaktpersoner med roller.

Klicka menyvalet Klubbens kontaktpersoner i vänstermenyn , eller välj menyvalet Register » Klubbens kontaktpersoner. En dialogruta visas, med upplagda kontaktpersoner och möjlighet att lägga till nya kontaktpersoner.

 

Längst upp till höger i fönstret visas Senast uppdaterad.
Sök person – fungerar enligt samma manér som vi har för övrigt i GIT
Får man bara ett sökresultat så läggs den personen till direkt, så det bara är att välja roll. 

I fältet Sökresultat person visas de som matchar sökfältet, markera aktuell person klicka på Välj.
Personens uppgifter visas då i Grupprutan Lägg till/ändra kontaktperson.

Här går det bra att ange en alternativ e-postadress eller ett alternativt telefonnr, detta är för personer som inte vill ha informationen till sin primära e-postadress/telefonnr i GIT. Man kanske vill använda en av klubbens mailadresser som personen ansvarar för eller någon annan.

I fältet Roll väljer du roll som personen ska ha, klicka sedan på Lägg till.
Klicka Verkställ eller Spara för att spara tillagda kontaktpersoner.

Här ser du vilka roller som finns upplagda. Man kan inte själv lägga in nya roller, de är förutbestämda av SGF. F.n. finns 36 roller definierade.  

Man kan lägga upp hur många personer man vill per roll.  Om man t.ex. vill att flera personer skall få information om GIT, så lägger man till dessa personer med rollen "Mottagare av GIT-information".

Om det finns en Alternativ e-postadress angiven för en person så är det den e-postadressen som kommer att visas på den rapport som kan tas ut.
Om personen inte har någon e-postadress, så är det bra om man anger t.ex. klubbens info-adress i stället.

I grupprutan Kontaktpersoner visas alla kontaktpersonerna med sin roll som är upplagda.
För att redigera en roll i grupprutan Kontaktpersoner markerar du en roll/person i rutan till vänster om namnet, och klickar sedan på Ändra.
För att ta bort en person, markerar man en person och klickar på Ta bort.

Det enda som går att ändra på en person är tilldelad roll och den alternativa e-postadressen.
Om man vill ändra den primära e-postadressen måste man gå in på Personbilden i GIT och uppdatera adressen. 
Se sidan Medlemshantering » Person » Kontaktuppgifter ».

 Ny rollista fr.o.m. 2011-01-12
Ansvarig för Handigolf
Banpersonal
Course Manager
Damkommittén
Extern banägare
Fastighetsansvarig
Grönt kort ansvarig 
Head Greenkeeper
Herrkommitté
Idrottsansvarig
Junior- och elitansvarig
Jämställdhet
Kansli/Reception
Kassör
Klubbchef/VD/Intendent
Medlemsansvarig/rekrytering
Miljöansvarig
Mottagare av GIT-information
Oldtimers/seniorer
Ordförande
Ordförande i driftsbolag ägt av klubben
PR- och marknadsansvarig
Pro
Regel- och handicapansvarig
Sekreterare
Styrelseledamot
Tävlingskommittén
Ungdomsrådet
Utbildningsansvarig
Valberedning
Övriga mottagare av Golf & Affärer

Lagledarroller läggs skapas på distriktsnivå.
läs mer på sidan Distriktets kontaktpersoner »

Ta fram rapporter över klubbens kontaktpersoner

Välj menyvalet Rapporter » Organisationsenhet » Organisationsenhetsrapporter för att ta fram en excelanpassad rapport. Rapporten heter: GIT.kontaktpersoner.Excel

När du klickar Generera visas en dialogruta där man kan välja alla roller en specifik roll som man vill visa kontaktuppgifterna på.

Man kan även ta fram kontaktuppgifter för en person, ange i så fall personens Golf-ID.

Rapporten som tas ut blir bäst om man sparar ner den i excelformat. Klicka på Export och välj sedan excelformatet XLS.
Läs mer på sidan Rapporter » Generera rapport » exportera rapport.

Tips. Om man tar ut rapporten på klubbnivå kan man med fördel ta bort kolumnerna Distrikt, Klubbnr., och Klubbens GUID.

Därefter kan man sortera precis efter eget behov i Excel.
På varje roll ser man även ett datum och klockslag när det senast är uppdaterat så det är enkelt att se när det uppdaterades.

Distrikten kan välja Klubb och SGF kan välja både Distrikt och Klubb för urval av kontaktpersoner.

Exempel på rapporten i Excel när kolumnerna Distrikt, klubb och klubbens GUID är borttagna.

 

Tidningen Golfnyttan till rätt mottagare

Tidningen Golfnyttan, som riktar sig till beslutsfattare på golfklubb eller golfanläggning, ser över prenumerationssystemet.
Tidningen skickas automatiskt till namngivna personer inlagda i GIT som kontaktpersoner med följande roller:

Ordförande,
Klubbchef/vd,
Pr- och marknadsansvarig,
Idrottsansvarig,
Course manager,
Styrelseledamot
Pro
Extern banägare
Kassör
Ordförande i driftsbolag ägt av klubben
Sekreterare

Varje golfklubb får dessutom två exemplar till sin klubbadress.
Andra intresserade personer på klubb, anläggning eller i distrikt som vill ha tidningen kan också registreras som kontaktperson med rollen: Övriga mottagare av Golfnyttan.

OBS

Golfklubb, golfdistriktsförbund och utvalda golforganisationer betalar ingenting för prenumerationerna. Tidningen är en del av Svenska Golfförbundets informations- och kommunikationsstrategi.