Fakturering

Senast uppdaterad:

Skriv ut

Information som beskriver arbetsgången vid fakturering i GIT och hur överföringen till ekonomisystemet görs.

GIT har f.n. stöd för sex olika ekonomisystem, fler kan komma att stödjas i framtiden.
  • SPCS Administration
  • Hogia Ekonomi(ej Hogia Small Office)
  • Visma Compact (f.d. XOR)
  • Briljant
  • Fortnox
  • BL Administration

I onlinehjälpen beskrivs inte hanteringen inne i respektive ekonomisystem, där hänvisar vi till ekonomi-systemens egen dokumentation.
 

Systemets uppbyggnad

I GIT tilldelar man avgifter och förhandsgranskar faktureringen i GIT. När man har kontrollerat förhandsgranskningen skapar man fakturaunderlaget i GIT, vilket innebär att medlemmens avgifter får status fakturerade i GIT. Efter detta så väljer man att föra över fakturaunderlaget till ekonomisystemet, detta görs i funktionen Skapa fakturaunderlag. I ekonomisystemet gör man sedan utskrift av fakturor och registrering av betalning.
 

Några definitioner

  • Fakturaunderlag: Underlag till en faktura baserade på tilldelade oaktiverade (= ej betalda) avgifter.
  • Fakturaomgång: En samling av fakturaunderlag till en eller flera medlemmar t.ex. alla fakturaunderlag till medlemmar med en viss medlemskapstyp.
  • Faktura: Det juridiska dokument som skapas och skrivs ut i ekonomisystemet för utskick till medlemmarna.
    Fakturajournal: Kontrollista över fakturaunderlag i GIT när man förhandsvisar eller skapar fakturaunderlag, samt underlag till reskontran i ekonomisystemet.
  • Medlemsavgift: Avgift för att vara medlem i en golfklubb under viss begränsad tid.
  • Spelavgift: Avgift för att få spelrättighet under vissa tider på den egna banan under viss begränsad tid.
    Aktiverad avgift: Avgiften är markerad som betald i GIT.
  • Medlemskap: Har man ett aktivt medlemskap i klubben ser andra klubbar att man är medlem samt  att man får en prenumeration på tidningen Svensk Golf efter principen en tidning per hushåll.
  • Aktivering av medlemskap: En klubb kan välja att aktivera medlemskapet när man har betalat medlemsavgift eller spelavgift eller både medlems- och spelavgift, detta är normalt fastställt i klubbens stadgar, läs mer på sidan Aktivering av medlemskap ».

 

FLÖDESSCHEMA

Detta schema beskriver kopplingarna mellan GIT och ekonomisystemen. 
Faktureringsunderlaget skapas i GIT med kommando Ekonomi » Skapa fakturaunderlag och uppgifterna exporteras sedan med funktionen Exportera till ekonomisystem direkt in i ekonomisystemets databas (SPCS och Visma Compact) alternativt till en fil som importeras i ekonomisystemet (Hogia Golf o Briljant).
Fakturautskrift, påminnelser, betalningar m.m. sker i respektive ekonomisystem och ingen återföring av betalningar sker till GIT.

 

Inställningar i GIT

I GIT definieras alla avgifter, och varje medlem tilldelas årligen de avgifter som skall betalas. Man skapar också fakturaunderlagen i GIT men utskriften av fakturorna sker i valt ekonomisystem. I GIT lagras i personbilden endast respektive avgifter med datum och en notering (s.k. aktivering).
Avprickning, aktivering av avgifter i GIT kan göras på två sätt:

  • Automatisk avprickning i samband med framställning av fakturaunderlag, och "manuell" återställning av avprickade avgifter i efterhand för de som ej har betalat i tid efter eventuell påminnelse.
  • "Manuell" avprickning i GIT i vid inkommen betalning i samband med betalningsnotering i ekonomisystemets reskontra.

OBS

Det finns ingen återrapportering från något av ekonomisystemen till GIT med betalningsinformation.

Val av ekonomisystem

 

Man ställer in vilket ekonomisystem man använder genom att registrera sökvägar till valt system. Välj kommando Ekonomi » Exportera till ekonomisystem och registrera sökvägar för aktuellt ekonomisystem

Under respektive flik skriver man i de sökvägar som är aktuella. Inställningen för respektive ekonomisystem beskrivs under respektive rubrik, klicka länkarna nedan.