Checklista

Senast uppdaterad:

Skriv ut

Checklista över vad man skall tänka på i samband med fakturering av avgifter.

Lämplig arbetsgång vid fakturering av nya årsavgifter :

1. Börja med att kontrollera dina inställningar i ekonomisystemet:

  • Fasta företagsuppgifter och inställningar
  • Artikeldata
  • Kontouppgifter mm
  • Vid nytt år se till att skapa nytt bokföringsår, ny fakturanummerserie eller det som krävs av ditt ekonomisystem
  • Tänk på att i GIT kan du inte välja artikelnummer - se till att artiklar som du skapar i ekonomisystemet har en egen nummerserie.
  • Om du ändrar en momssats på en artikel i GIT uppdateras inte ekonomisystemet med den nya momsen. Förslag är att då skapa en helt ny artikel.
   
2. Kontrollera artiklar och medlemskapstyper i GIT:

  • Att medlemskapstyperna stämmer (ex.vis. skall status "aktiva greenfeemedlemmar" användas för medlemskapstyper som i huvudsak betalar för sitt spel via greenfee. Att detta är rätt är viktigt för den statistik ni sedan kan analysera)
  • Att avgiftsregler för respektive avgift stämmer
  • Att alla avgifter och priser som kan/skall ingå i årsfakturering finns med, OBS ange inget årtal i definitionen
  • Kontrollera att giltigt tom datum för de avgifter som skall ingå är satt att gälla from ett förutbestämt datum och 1 år framåt, lämna årsfältet --- för enklast hantering år för år
   
3. Kontroll av ofakturerade avgifter 
 
  • Under Ekonomi - gå till Skapa fakturaunderlag och markera alla medlemmar och alla avgifter inkl. 0-avgifter. Gör en Förhandsgranskning över vilka avgifter som är ofakturerade. Skriv ut listan och kontrollera varje persons avgift och aktivera avgiften eller ta bort den om den inte skall ingå i kommande faktura.
  • Skriv ut rapporten: Rapporter/Personrapporter/Personrapporter/GIT.Avgfter.rpx och rensa alla fält utom Status som skall innehålla operatorn = och värdet Inaktiverad. Denna rapport visar alla avgifter som har varit fakturerade och aktiverade och som sedan inaktiverats, eller som enbart aktiverats för att sedan inaktiverats. Gå in på respektive persons avgift och ta bort den eller aktivera den.
   
4. Kontroll av medlemmar
 
  • Skriv ut rapporten: Rapporter/Personrapporter/Personrapporter/GIT.Medlemmar som saknar giltigt medlemskap.rpx utan filtrering.  Denna rapport borde vara tom inför en årsfakturering. Om inte skriv ut och åtgärda dvs gör utträde eller ändra Giltig t.o.m. om den är felaktig och om medlemmen skall vara aktiv. OBS! Se alltid till att det finns ett datum i Giltig t.o.m. Om det är en medlem som skall utträda - sätt datumet till utträdesdatum. Om det är en person som du vill behålla i GIT men inte vill tilldela avgift - byt medlemskapstyp så att du kan exkludera den vid tilldelningen. Skriv ut en lista efter rensningen.
  • Skriv ut rapporten: Rapporter/Personrapporter/Personrapporter/GIT.Matrikel_in-_och_utr.datum.rpx och gör filtrering på fältet Utträd datum och ange > 2004-01-01 samt bocka i Relation_ÄrMedlem . Rapporten visar de medlemmar som har ett angivet utträdesdatum men ett Giltig t.o.m större än dagen före rapportens skapande . Dessa kommer inte att tilldelas någon avgift men finns med i statistiken ... Fördelning per medlemskapstyp eller kö.rpx ... nedan. Skriv ut en lista på dessa.
  • Skriv ut rapporten: Rapporter/Statistik/Statistik övrigt/GIT_Stat Fördelning per medlemskapstyp eller kö.rpx. Denna rapport innehåller samtliga personer i registret, fördelat på respektive medlemskapstyp, som inte har Giltig t.o.m och Utträdes datum som passerats vid den tidpunkt rapporten tas ut.  För att få ett kontrollvärde på hur många avgifter som skall tilldelas varje medlemskapstyp - minska värdet i varje medlemskapstyp med de som saknar giltigt medlemskap och inte skall få faktura samt med de som har ett framtida utträde angivet. Nettovärdet är det antal avgifter som skall tilldelas varje medlemskapstyp.

 
5. Tilldela nya årets avgifter
           
  • Gör en förhandsvisning av tilldelningen, helst per medlemskapstyp, för alla medlemmar, ev. köande, företag och åldersgrupper. Granska så att endast de avgifter som skall finnas med är upplagda och att det inte ligger några gamla avgifter/lån från föregående säsong, som behöver tas bort innan ny tilldelning av avgifter sker. Förhandsvisning kan göras hur många gånger som helst.
  • Genomför tilldelningen av avgifter per medlemskapstyp och kontrollera mot nettovärdet i p 4 ovan.
  • Justera/komplettera tilldelade avgifter med eventuella prisändringar och undantag, t.ex. städavgift för befriade etc.
  • Aktivera avgifter för de personer som har förhandsbetalt avgifter för kommande år.
  • Förnya vagnplats- och skåpavgifter och kontroller/tilldela andra avgifter.
   
6.
Ställ in automatisk avgifts- och medlemskapsaktivering om ni använder er av det
   
7. Skapa faktureringsunderlag

  • Skapa faktureringsunderlag på prov och förhandsgranska
  • Skriv ut listan och kontrollera fakturaunderlagen via förhandsgranskningen
  • Genomför skapandet av faktureringsunderlagen i GIT 
  • Om ni använder er av familjefakturering behöver ni fakturera samtliga medlemskapstyper som kan tänkas ingå samtidigt
   
8.
Export av fakturaunderlag

OBS! Gör en backup innan ni exporterar fakturaunderlagen till ekonomisystemen: 

  • SPCS
  • Hogia
  • Visma Compact (f.d. XOR)
  • Briljant
  • Fortnox
  • BL Administration
SPCS, Visma Compact samt Fortnox är kopplade mot GIT och automatiska kontroller genomförs vid exporttillfället för kunddata och artikeldata. Fakturarader skrivs in direkt i ekonomisystemets register. I samband med exporten kan ni i GIT skriva in extra textrader.
             
9. Ekonomisystemet
  Öppna respektive ekonomisystem och skriv ut/maila direkt fakturorna (SPCS, VISMA Compact och Fortnox) eller importera fakturaunderlaget (Hogia, Briljant och BL Administration)
   
10. Felsökning
 

Antal medlemmar stämmer inte överens med antal tilldelade personer

  • Förslag: Kör Rapport/Personrapporter/Personrapporter/GIT. Matrikel_in_och _utträdesdatum.rpx. Filtrera denna på Utträdes datum >än förra årsskiftet. Kanske har ni personer som utträder senare än idag (exempelvis årsskiftet) de finns fortfarande med i er statistik med antal medlemmar men kommer inte att tilldelas nya avgifter för året därpå.
  • Förslag: Det finns medlemmar som redan fått avgift för den period som avses och därför inte tilldelas avgift. Troligtvis är det nya medlemmar eller medlemmar som ni ändrat medlemskapstyp på.
  • Förslag: Medlemmar som inte tilldelas avgift kan ha en kreditering på en avgift som inte är aktiverad. Kör en rapport under Personrapporter/GIT.Avgifter.rpx och ange Krediterad i fältet Status tillsammans med medlemskapet Giltigt t.o.m > än i går och utträdd > senast passerade årsskifte.

Fakturaskapandet stannar och jag får felmeddelande: Value can not be null

  • Förslag: Gå in under  Export till ekonomisystem, välj ditt system och exportera fakturaunderlag. Där ligger din fil som du kan välja genom att markera och trycka OK. Detta är ett känt fel i GIT och felsökning pågår.