Export till BL Administration

Senast uppdaterad:

Skriv ut

Export av fakturaunderlag till ekonomisystemet BL Administration.

Meny

I menyn Ekonomi väljer du Fakturering och därefter Exportera till ekonomisystem.

Först skapar man fakturaunderlag i GIT, läs mer under Skapa fakturaunderlag ». Därefter sker en export av underlagen till ekonomisystemet där fakturorna skrivs ut och betalningsregistreras.

När man har skapat fakturaunderlagen enligt ovan och skrivit ut fakturajournalen fortsätter man till exporten genom att stänga informationsrutan med de färdiga fakturaunderlagen, klicka på knappen Stäng.
 
Man kan göra om exporten flera gånger för olika faktureringsomgångar, under förutsättning att man återställt ekonomisystemet från backup varefter det går att exportera en fakturaomgång igen.
Kommandot Ekonomi » Fakturering » Exportera till ekonomisystem går direkt till Exportfunktionen och man får där välja vilken faktureringsomgång man vill exportera på nytt.

Man startar exporten av fakturaunderlag med att aktivera fliken BL Administration och klicka på knappen Exportera fakturaunderlag. Om man stänger exportfunktionen med att klicka på knappen Stäng finns faktureringsomgången kvar och man kan vid ett senare tillfälle göra om själva exporten med kommando Ekonomi » Fakturering » Exportera till ekonomisystem

 

 

Sökvägarna ligger kvar sedan föregående gång så dessa behöver man inte ändra. När man klickar på knappen Exportera fakturaunderlag visas en informationsruta, om att man skall göra en backup i BL Administration innan man fortsätter.

Ta för vana att alltid ta en backup innan import i BL Administration sker. Klicka OK för att fortsätta. Om man klickar på Avbryt sker ingenting utan dialogrutan stängs och man måste klicka Exportera igen för att återuppta exporten.

När man klickar OK för att fortsätta kommer man antingen till dialogrutan Genomför export till BL Administration när man skapat ett fakturaunderlag eller till dialogrutan Välj faktureringsomgång där man söker fram tidigare gjorda fakturerings­omgångar. 

När man exporterar tidigare faktureringsomgångar visas denna dialogruta där man söker fram tidigare gjorda omgångar.

 

Man anger datum för sökningen och klickar på knappen Sök för att visa en lista med tidigare faktureringsomgångar. Normalt visas endast sådana omgångar som inte redan har exporterats (samma antal i både Antal fakturor och Varav ofakturerade).
Vill man göra om en redan gjord export måste man bocka i rutan Visa även färdigfakturerade omgångar. Då visas även de omgångar som har 0 i kolumnen Varav ofakturerade, dvs de omgångar som redan har exporterats.

Markera den faktureringsomgång som du vill exportera och klicka på OK och dialogrutan för Genomför export till BL Administration visas.

 

Man kan också skriva in, ändra eller ta bort egna textrader med knapparna Lägg till, Redigera och Ta bort, dessa textrader skrivs direkt under artikelraderna på fakturan.
I rutan exportstatus visas hur exporten/faktureringen framskrider.
Om du valde att exportera redan gjorda faktureringsomgångar, måste du också för säkerhets skull även kryssa i bockrutan Fakturera även de fakturor som redan har fakturerats.

Om man får ett avbrott i exporten och måste göra om en del av en faktureringsomgång, måste denna bockruta vara tom för att inte skapa dubblettfakturor.

Ett varningsmeddelande visas om det är risk för dubbelfakturering, och man får möjlighet att avbryta exporten.

När man klickar Exportera utförs exporten och alla fakturaunderlagen skrivs till en fil som sedan ”manuellt” skall importeras till BL Administration.
En dialogruta visas när exporten är klar, där framgår antal exporterade fakturor inkl sökväg till den skapade filen. Exportstatus visar att fakturorna har skapats.

När man importerar filen i BL Administration kan det hända att antalet importerade poster inte är exakt detsamma som antal exporterade fakturor. Det beror på att exporten innehåller både fakturorna och dessutom några inledande beskrivningsposter. Även dessa beskrivningsposter läses in och tolkas av BL Administration, varvid posträknaren räknas upp.