Skapa fakturaunderlag

Senast uppdaterad:

Skriv ut

Man fakturerar inte direkt från GIT, man skapar fakturaunderlag som därefter exporteras till valt ekonomisystem. Fakturorna skrivs ut i resp ekonomisystem.

Meny

I menyn Ekonomi väljer du Fakturering och därefter Skapa fakturaunderlag.

 

Man skapar normalt fakturaunderlag för flera personer men man kan också skapa underlag för en enskild person, se rubriken Enskild person ».

Fakturering per medlemskapstyp

Då faktureringen är en tidkrävande körning är det bäst att begränsa omfattningen på faktureringen, det vill säga att bara fakturera en grupp medlemmar i taget. OBS! Om man använder familjefakturering måsta alla medlemskapstyper som kan ingå i en och samma familj faktureras samtidigt. 

Alla tilldelade och upplagda avgifter kommer med på fakturan inkl vagnsplatsavgifter. Kapitalinsatser som ej är registrerade som betalda (=upplagda) tas också med. Om en avgift varit aktiverad och sedan blivit inaktiverad kommer den ändå inte med på fakturan, endast rader med Status=Upplagd kommer att faktureras .

Skapa fakturajournal

Du startar faktureringen med kommando Ekonomi » Fakturering »  Skapa fakturaunderlag. En dialogruta visas där du anger vilka medlemmar som skall faktureras. Fyll i Faktureringsår och en Referenstext. Markera alternativet Flera personer och bocka för en eller flera Medlemskapstyper. Skall alla avgifter faktureras välj alternativ Alla avgifter samt om Noll-avgifter skall redovisas på fakturan, t.ex. en städavgift för knattar som kan vara 0 kr.

 

 

När fönstret Skapa faktura öppnas gör du så här:

  1. Ange faktureringsår i fältet Faktureringsår*.
  2. Skriv in en referenstext i fältet Referenstext*. Tänk på att referenstexten går att söka på när du ska markera fakturan som betald.
  3. Gör ett urval av personer eller företag som fakturaunderlaget ska omfatta i grupprutan Urval. Om du vill skapa ett fakturaunderlag för en enskild person väljer du alternativet Enskild person och anger personens
    Golf-ID.
    Genom att markera Person som endast äger kapitalinsats (giltigt för alternativet Flera personer) kan du begränsa urvalet ytterligare genom att inkludera personer som äger endast kapitalinsatser. Detta urval kan kombineras med de mer övergripande urvalen som görs under kategorierna Medlemmar och Köande. 
  4. Välj de avgifter du vill skapa underlaget för. Du kan enkelt markera Alla avgifter eller Eget urval av avgifter. Om du väljer Eget urval av avgifter måste du lägga till avgifterna med knappen Lägg till avgift eller knappen Lägg till kapitalinsats. 
  5. Du har möjlighet att ange om fakturan ska vara en delfaktura och om det är en familjefakturering. 
        Om du exempelvis ska fakturera en avgift på 2000 kr och väljer att fakturera 50 % vid första tillfället,
        räknar systemet ut att 1000 kr ska faktureras. Vid andra tillfället ska du välja 100 %, då räknar systemet
        ut resterande del som ej fakturerats dvs. 2000-1000=1000 kr. 
  6. Ange om familjefakturering ska gälla, dvs. om familjegruppens kontaktperson ska få faktura för hela familjegruppen, samt den eventuellt högsta avgift för en familj som ska gälla.
  7. Specificera betalningsvillkoren.
  8. Klicka på Förhandsgranska för att se rapporten Fakturajournal med den eller de fakturor som inkluderats. Du kan välja att skriva ut Fakturajournalen eller spara den till fil för vidare granskning.
  9. Granska fakturajournalen ordentligt för att undvika ev felaktigheter.

  10. Klicka på Skapa om resultatet i Fakturajournalen motsvarar det önskade. Fakturajournalen visas igen efter slutförd fakturering. 

Förhandsvisa fakturaunderlag

Innan du skapar fakturorna så ta alltid för vana att visa en preliminär fakturajournal genom att trycka på knappen Förhandsgranska . Då visas en fakturajournal med vad som blir fakturerat med det urval du har gjort. Skriv ut denna med funktionsknappen Print … eller spara ner den på daton genom att klicka på knappen Export . Kontrollera att allt blir som du tänkt dig. I sidfoten står antal fakturor och det totala fakturabeloppet.

 

 

Skapa fakturaunderlag

När du kontrollerat fakturajournalen och sett att allt är rätt, så skapar du fakturaunderlagen genom att göra samma urval och inställningar i fakturadialogen för att sedan trycka knappen Skapa.

 

Först visas en dialogruta där du anger till vilket datum medlemskapet skall bli giltigt till samt om både medlems- och spelavgifterna skall vara aktiverade för att aktivera medlemskapet.
Detta är bara aktuellt om man inte använder automatisk aktivering, vilket inte rekommenderas.
Fyll i datum och tryck Spara.

Se rubrikerna Aktivering av avgifter » resp Aktivering av medlemskap » för mer information om aktivering.

Ett referensnr sätts som en löpnummerserie som inleds med aktuellt årtal, det vill säga det årtal när fakturan skapas. (Fakturanumret skapas i ekonomisystemet). 

 

Efter en stund visas en dialogrutan där du bekräftar att du vill starta faktureringen genom att trycka knappen Starta.
Var beredd på att faktureringen tar lite tid, och gör gärna flera faktureringar med olika urval av medlemskapstyper. Om du trycker Avbryt skapas inga fakturor och du får göra om urvalet en gång till.

Du ser hur faktureringen fortgår i nästa dialogruta. Om något fel uppstår på en medlemsfaktura visas denna information med ett felmeddelande, exempelvis att adress saknas. 
   
När faktureringen är klar visas fakturajournalen automatiskt på skärmen, som innehåller all information om vad som blivit fakturerat. Ta för vana att alltid skriva ut fakturajournalen med funktionsknappen Print… eller spara den som PDF-fil med knappen Export , som ett kvitto på faktureringen.

 

 


 

Tänk på att

Om oturen skulle vara framme och du får Time-out (s.k. Run-Time fel) under faktureringen, så kan du starta om faktureringen med exakt samma parametrar så fortsätter faktureringen där den bröts. Den faktura som bearbetades just när avbrottet inträffade, kan eventuellt bli felaktig eller dubblerad, kontrollera detta noga. Det kan också inträffa att den faktura som bearbetades vid avbrottet inte alls skapas varken vid första eller andra körningen. Kolla alltså att det inte saknas en faktura eller att det inte blir dubbletter vid ett eventuellt avbrott.

Eftersom du också missar fakturajournalen för den första avbrutna delen rekommenderas att du skriver ut hela fakturajournalen när du förhandsvisar faktureringen, som är en mycket bra kontrollkälla till vad som kommer att faktureras.

Bästa sättet att minimera risken för Run-Time fel, är att fakturera olika medlemskapstyper var för sig, om du inte använder familjefakturering. Om du använder familjefakturering måste du fakturera alla medlemskapstyper som kan ingå i en familj vid samma tillfälle.

När alla fakturaunderlag har skapats fortsätter du med exporten till ekonomisystemet genom att klicka på knappen Stäng.
Läs vidare under respektive ekonomisystem för beskrivning av export av fakturaunderlag.