Tilldela avgifter eller lån

Senast uppdaterad:

Skriv ut

För att debitera nya avgifter för ett nytt år måste man lägga till alla avgifter igen. Det är enklast att tilldela avgifter enligt medlemskapstypen. Innevarande års avgifter ligger kvar som aktiverade/betalda på respektive medlem.

Meny

I menyn Ekonomi klickar du Fakturering och därefter på Tilldela avgifter/lån

 

Tilldela nästa års avgifter på medlemmar

 
Använd avgiftsregler för att ange lägre avgifter för olika åldersklasser i stället för att skapa åldersberoende medlemskapstyper.
Innan man tilldelar nya avgifter för året kan det vara bra att göra en förhandsvisning på faktureringen, denna skall ju helst vara tom.

OBS

OBS! Finns det avgifter kvar som inte är fakturerade måste de tas bort manuellt eller aktiveras om de inte skall komma med vid nästa fakturering. 

Man kan också skriva ut rapporten GIT.Avgifter.rpx och filtrera på fältet Status = Upplagd för att visa alla påförda ej betalda avgifter.

 

Tilldela avgifter efter medlemskapstyp

Tilldela avgift efter medlemskapstyp. Välj kommando Ekonomi » Fakturering » Tilldela avgifter/lån.
Enklast är att använda tilldela avgifter enligt medlemskapstypen. Bocka för någon medlemskapstyp (ta gärna en i taget så körningen inte tar så lång tid), välj alternativ Endast avgifter som är förinställda för en medlemskapstyp och välj aktuellt Årtal.
Man kan också begränsa tilldelningen till en viss Ålderskategori genom att bocka för en viss ålderskategori. Bocka för alternativet Alla om avgifterna har definierats med avgiftsregler som tilldelar rätt avgift med hänsyn till åldern.

 

När fönstret Tilldela avgifter/lån öppnas gör du så här:

  1. Ange först om du vill tilldela avgifter eller lån till Medlemmar, Köande eller Företag.
  2. Om du väljer Medlemmar kan du göra ett urval baserat på medlemskapstyp eller ålderskategori, eller bådadera. Om du väljer Köande eller Företag kan du göra ett urval baserat på kötyper respektive företagstyper. Du gör detta urval i grupprutan Tilldela avgifter/lån för. De avgifter eller lån du sedan anger kommer endast att gälla för det urval av medlemmar, köande eller företag du gjort här.
  3. Begränsa eventuellt urvalet ytterligare genom att välja Tag endast med de personer som har nedanstående avgift/lån. Valen Ange avgift och Ange lån blir då aktiva.
  4. Om du väljer Ange lån väljer du ett av de lån som visas i listan Lånets namn. Om du väljer Ange avgift måste du söka önskad avgift genom att klicka på Sök. Fönstret Sök artikel/avgift öppnas.
  5. Sök efter önskad avgift, markera avgiften i träfflistan och klicka sedan på Välj. Fönstret Sök artikel/avgift stängs, och namnet på den avgift du valde visas i fältet Avgiftens namn (i fönstret Tilldela avgifter/lån).
  6. Ange vilka avgifter eller lån som automatiskt ska tilldelas på det urval av personer eller företag som du har gjort. Det förvalda alternativet är Eget urval av avgifter, som låter dig specificera avgifter genom att klicka på Lägg till avgift. Du kan även ange att endast de avgifter som är förinställda för en viss medlemskapstyp automatiskt ska tilldelas på urvalet av personer eller företag, eller ange ett eget urval av lån.
  7. Låt Eget urval av avgifter förbli valt och klicka på Lägg till avgift. Fönstret Sök artikel/avgift öppnas.
  8. Sök efter önskad avgift, markera avgiften i träfflistan och klicka sedan på Välj. Fönstret Sök artikel/avgift stängs, och namnet på den avgift du valde visas i fältet Ange eget urval av avgifter. Du kan nu granska detaljerad information om avgiften genom att klicka på Egenskaper. Du kan även välja att ta bort avgiften genom att klicka på Ta bort, om du skulle ha valt fel avgift.
  9. Vid behov kan du markera ett av valen i grupprutan Dubbelhantering.
  10. Klicka på Förhandsvisa och svara OK på frågan om du vill starta förhandsvisningen. Tilldelningen av avgifter/lån visas i form av en rapport som du kan välja att skriva ut eller spara till fil.

  11. Klicka på Tilldela om resultatet av förhandsvisningen motsvarar det förväntade. Avgiften eller lånet registreras på det urval personer eller företag på klubben som tillhör angiven medlemskapstyp (inklusive ålderskategori), kötyp eller företagstyp. Rapporten som genererades i samband med förhandsvisningen visas återigen när tilldelningen av avgifter/lån är slutförd.

Tryck knappen Förhandsgranska för att visa vilka personer som får vilka avgifter, tryck OK för att visa listan på skärmen. Man måste förhandsgranska tilldelningen innan man kan skapa faktura.

OBS! Kontrollera noga att du inte får dubbla avgifter när du tilldelar avgifter efter medlemskapstyp. Det kan uppstå om man har avgifter kopplade till en medlemskapstyp och samtidigt har registrerat ett byte av medlemskapstyp på en medlem eller registrerat nya medlemmar.

OBS

Lägg ner mycket tid på att kontrollera tilldelningslistorna, 1 nedlagd timme för kontroll kan spara 10-tals timmar med justeringar i efterhand.
 

Skriv gärna ut listan för kontroll, där man kan kontrollera att avgiften tar hänsyn till åldersklassen. Tryck funktionsknappen Print… för att skriva ut. Du bläddrar mellan sidorna med Pil ner respektive Pil upp . Man kan även exportera listan till t.ex. Excel för att lätt kunna sortera och summera mm. genom att trycka på knappen Export.

Tilldela avgifter enligt tidigare avgift eller lån

Man kan välja att tilldela avgifter till andra urval av medlemmar:

  • medlemmar via medlemskapstypens avgifter (enligt exemplet ovan) och viss ålderskategori
  • medlemmar som har en viss avgift eller lån
  • köande med viss kötyp
  • köande med viss avgift eller lån
  • företag med viss företagstyp
  • företag med viss avgift

Vill man t.ex. under året lägga till en ny avgift till vissa medlemmar kan man göra ett urval på medlemmar som har en viss avgift redan eller ett visst lån. Man kan även tilldela lån på detta sätt. Kapitalinsatser beskrivs mer utförligt under rubriken Kapitalinsatser ».

Först bockar man för ett urval av medlemmar med medlemskapstyp/ålderskategori. För att ange vilken avgift som skall tilldelas markera alternativ Eget urval av avgifter, och välj ut en avgift med knappen Lägg till avgift. Även i detta fall kan du ange årtalet som avgiften gäller här vid tilldelningen. Lägger man till fel avgift kan man markera avgiften och trycka * Ta bort. Man kan också kontrollera detaljerna för en avgift med knappen Egenskaper.

OBS

Var försiktig med användningen av alternativet "Eget urval av avgifter"! Kontrollera mycket noga via förhandsvisningen att tilldelningen har blivit som det är tänkt, både "vilka som tilldelats" och "vad som tilldelats"! 

Vid tilldelning av avgifterna kan man förhindra att dubbletter skapas av en avgift/lån genom att markera alternativet Lägg inte till avgiften/lånet igen.
Vanligt är dock att man vill skapa dubbletter t.ex. när man lägger till en ny avgift för nästa år för samma avgift som medlemmen har betalt för innevarande år, (exempelvis lägg till nästa års städavgift för alla som har städavgift i år). I detta fall markeras alternativ Lägg till avgiften/lånet ytterligare en gång.

 

Då en tilldelning av avgifter kan beröra många medlemmar och är tidsödande att rätta till om man gör fel, är det viktigt att man noga kontrollerar vad som kommer att läggas till genom att trycka på knappen Förhandsvisa. Rapporten visas på skärmen men skriv gärna ut denna på papper, se ovan, och kontrollera noggrant att allt ser rätt ut. När man sedan är klar att genomföra tilldelningen gör man samma medlemsurval och samma avgiftsdefinition och trycker knappen Tilldela.

 

Tilldelningen kan ta lång tid. Tar det för lång tid får du ett felmeddelande prova då ett mindre urval för tilldelningen.

Bocka för att visa listan, tryck Visa och skriv därefter ut listan så att du kan kontrollera vad som har blivit tillagt. Det är samma lista som vid förhandsgranskningen, men denna är den "skarpa" tilldelningslistan.