Skicka e-post via en rapport i GIT

Senast uppdaterad:

Skriv ut

Man kan ta fram en rapport till Excel med valfritt urval och därifrån kopiera adresserna till ett e-postprogram. Det finns dessutom funktioner för utskick av e-post direkt till medlemmar och tävlingsdeltagare.

För att kunna göra ett utskick via E-post till alla eller en del av medlemmarna, kan man exportera E-postadresserna från medlemsregistret i GIT och sedan klistra in dessa i adressfältet i E-postprogrammet.

Tänk på att du måste exportera varje gång du gör ett utskick eftersom medlemmarna själva kan lägga in eller ändra sina e-postadresser.

Länkar

Det är enklare att skicka e-post via den e-postfunktion som finns inbyggd i GIT. Vissa begränsningar finns dock i urvalet i den funktionen.

Skicka e-post direkt till medlemmar, tävlingsdeltagare eller personer med starttid: Skicka e-post från GIT ».

Använd e-post via rapportfunktionen om du inte kan göra urvalet i den inbyggda e-postfunktionen eller om du skall infoga bilder i meddelandet.

Generera rapporten i GIT

Rapportfilen (GIT.Adress_E-post_till_Excel.rpx) ingår i standardinstallationen av GIT, och ligger under menyval Rapporter » Personrapporter » Personrapporter ».

Du börjar med att generera rapporten SGF Export till Excel med rapportfilen enligt ovan. Denna rapport innehåller personnamn, ålder, HCP och e-postadressen, utan några rubriker som måste redigeras bort i Excel.

När du genererar rapporten kan du också använda funktionerna för filtrering och sortering för att välja ut vissa medlemmar på t.ex. ålder eller HCP.

För att endast få med personer som har en registrerad e-postadress gör du t.ex. följande urval på den primära e-postadressen. Välj Liknar som Operator och skriv in ett @ i värdefältet för Person_Primär_Epost.

 

 

När du har genererat rapporten väljer du att exportera den till Excel genom att klicka på knappen Exportera.

 

 

Som vanligt vid export till Excel så väljer du format (XLS), skriver in ett filnamn och väljer sökväg där filen skall sparas.

1. Välj formatet Microsoft Excel (XLS)

2. Skriv ett filnamn

3. Klicka knappen .... för att välja sökväg

4. Spara

Kopiera e-postadresser från Excel till e-postprogrammet

Du har nu fått en XLS-fil med alla namn och e-postadresser för det urval du gjorde.

Nu öppnas filen i Excel och eventuellt behöver du ändra kolumnbredderna. Markera nu visst antal e-post-adresser i kolumnen med e-postadresser välj kommando Kopiera. Öppna ditt e-postprogram och Klistra in adresserna i adressfältet i ditt E-postprogram.

 

OBS

Om ditt E-postprogram har ett adressfält som heter Hemlig kopia eller Blind Copy To, så välj att klistra in adresserna i detta fält. Då visas inte alla mottagarnas adresser i mailet som skickas iväg.

Om du har Outlook visar du fältet hemlig kopia genom att välja Fältet Hemlig kopia under menyval Visa.



Bocka för fältet Hemlig kopia för att visa detta adressfält när du skapar ett nytt mail.

Skicka till ett begränsat antal personer (t.ex. 100-200) i flera mail, i stället för att skicka till 1000-tals medlemmar i ett och samma mail.