Rensning i GITs medlemsreg

Senast uppdaterad:

Skriv ut

Personer som har utträtt och inte haft någon relation med klubben på två år rensas automatiskt bort från medlemsregistret.

Enligt Personuppgiftslagen är alla registerägare skyldiga att hålla personregister som exempelvis medlemsregistren i GIT uppdaterade och aktuella. Personer som inte längre har en avtalsmässig relation till golfklubben/golfbolaget måste därför tas bort. Med ”relation” menas exempelvis att personen har kvar sitt medlemslån eller spelrätt trots att golfaren inte längre är medlem. ”Gamla” kunder och medlemmar får sparas under en begränsad tid efter att relationen upphört. Det är tillåtet att följa upp en gammal relation och försöka återvärva medlemmen/kunden. I GIT:s fall har vi satt den här tiden till 12 månader (=klubben kan inte längre få ut personen på rapporter). Om personen inte haft någon relation med någon klubb senaste 24 månaderna kommer personen att raderas i GIT.

Men, enligt HCP-bestämmelserna i golfsporten är vi skyldiga att spara uppgifter om en golfspelares HCP under längre tid. När han/hon återvänder till golfsporten ska det gå att få fram vad spelaren hade för senaste HCP. Vi har också sett ett stort värde i att inte återanvända Golf-ID.
I GIT:s databas kommer därför personnummer, Golf-ID, HCP och senast kända datum för HCP-justering att sparas undan i en särskild arkivtabell. Därmed blir det möjligt att om en person återkommer till golfen, och klubben registrerar den återkommande golfspelare med personnummer, att återaktivera tidigare Golf-ID och se golfspelarens senaste HCP-notering.

Årlig kontroll av automatiskt utträde i slutet av varje år

Vi kommer att sätta automatiskt utträde på personer som inte haft ett aktivt medlemskap eller en ekonomisk relation med klubben de senaste 6 månaderna.
Dessa personer kommer att få utträdesorsak ”Avslutat medlemskap”. Denna utträdesorsak kan inte anges av klubben utan endast om det skett med automatik.
Detta kommer att genomföras under december 2012 och därefter en gång per år i december månad.

Förutsättning för att personer ska få ett automatiskt utträde:
Utträde sätts på alla personer både med och utan personnummer som uppfyller följande krav:

  • Giltig t.o.m. datum är passerat med mer än 6 månader.
  • Saknar ekonomisk relation med klubben. Med ekonomisk relation avses i detta fall
    Har ingen kapitalinsats med status = Aktiverad
    Har ingen kapitalinsats med status = Upplagd
  • Kapitalinsatsens uppläggningsdatum ska vara passerat med 6 månader eller mer.
    Har ingen giltig avgift med status = Aktiverad
    Har ingen avgift med status = Upplagd.
  • Avgiftens uppläggningsdatum ska vara passerat med 6 månader eller mer.
    Har inga obetalda avgifter med status = Fakturerad.

Justeringar som kan ske vid åsättande av automatiskt utträde:

  • Om personen är kontaktperson i en familjegrupp på den klubben flyttas markering till annan kontaktperson i familjegruppen.
  • Om personen är med i en familjegrupp och har markering Tidning kontrolleras om någon annan person i familjegruppen uppfyller villkoren för att få tidningen
  • Om personen är aktiv medlem i annan GK sätts den klubben som hemmaklubb
  • Om personen saknar aktivt medlemskap i någon annan klubb sätts hemmaklubb till null. (Lika som det görs idag för personer som saknar aktivt medlemskap)

I detta projekt ingår även att vi inför begränsningar i ett antal rapporter.
Personer med äldre utträdesdatum än 12 månader tillbaka i tiden från att rapporten tas ut ska inte komma med i rapporterna. Det är endast utträdda personer som kommer med i rapporterna (idag kommer även medlemmar med). De rapporter som berörs är:
- Matrikel med in- och utträdesdatum Excel med primär e-post
- Matrikel med in- och utträdesdatum Excel
- Matrikel med in- och utträdesdatum
- Matrikel ny hemmaklubb
- Registerkontroll Excel
- Registerkontroll

Årlig rensning i januari varje år

En gång om året under första halvan av januari, kommer vi att radera personer i GIT.
Innan rensning kommer vi, för personer som är registrerade med personnummer, att spara undan vissa uppgifter i en separat databas. Uppgifter som sparas är: Personnummer, Golf-ID, HCP, senast kända HCP-datum, Utträdesdatum och Rensningsdatum.
Detta innebär att om en person önskar återkomma till golfen och klubben registrerar den återkommande golfaren med personnummer så kommer golfaren att återfå sitt tidigare Golf-ID och klubben kommer att se dennes senast kända HCP.

Personer som raderas är:
Personer som saknar relation till organisationsenhet (t.ex. Golfklubb eller Intresseorganisation) och vars senaste Utträdesdatum och Giltighetsdatum är passerat med minst 2 år vid senaste årsskiftet.

Personer som inte raderas är:
Personer som är köande, äger kapitalinsats, innehar skåp, är kontaktperson för företag, är kontaktperson för klubb, innehar giltigt uppdrag eller innehar giltigt introduktionskort.

Vi raderar heller inte spelare som har en bokad starttid eller en tävlingsanmälan framåt i tiden. Detta trots att spelaren kanske uppfyller alla övriga krav för att raderas.