Skicka E-post från GIT

Senast uppdaterad:

Skriv ut

Det finns möjlighet att skicka e-post direkt från GIT till medlemmar, tävlingsdeltagare och personer som har bokat tid i starttidsschemat.

Man skriver ett eget formulerat meddelande som skickas till utvald målgrupp med klubbens mailadress som avsändare.

Mail skickas till personer med giltig e-postadress och som inte har markerat att man inte vill ha e-post från icke medlemsklubb.

Klubben måste ha en registrerad e-postadress i formulär Organisationsenhet. Om klubben saknar registrerad e-postadress visas ett felmeddelande när man skickar iväg meddelandet. 

Tänk på att

Respektera alltid din gäst och medlem, skicka inte för många mail, resultatet blir bara att golfarna inte kommer att ha några giltiga e-postadresser i GIT.

En gäst kan alltid avmarkera sig från information från andra klubbar (via Min Golf) men medlemmar kan inte göra det.

Medlemmens alternativ är att ta bort sin e-postadress i GIT/Min Golf.

Tänk också på att det finns ett regelverk kring e-postmarknadsföring som inte tillåter en klubb att skicka ut erbjudanden om medlemskap till spelare som gästat klubben.

Läs mer om Regelverket för behandling av personuppgifter i GIT här.

Läs även Webben - allmänt om Internet och GIT »

Exempel

Exempel på användningsområde:

1. Medlemmar – upptaktsmöten för olika grupper, årsmöten, inbjudningar av olika slag, ändringar på banan, ombyggnader m.m.

2. Till spelare inbokade kan det vara bra att kunna skicka ett e-post i händelse av att ni behöver flytta starttiden av någon anledning, banan stängd eller liknande.

3. Spelare inbokade i en populär tävling kan ni skicka erbjudande om lokala boendealternativ/

sammankomster i samband med tävlingen. Eller varför inte skicka ett mail till de som var med förra året dagen då anmälan till årets upplaga startar.

E-post funktionen har införts på tre ställen med manuellt urval resp. automatiskt urval av mottagare:

Skicka e-post till egna medlemmar

Välj kommando Register » Skicka e-post från GIT eller välj samma kommando under Orgenhet i vänsterkanten.

Person som har rätt att skicka e-post till medlemmarna måste ha följande rättigheter:

  • Uppdatera organisationsenhet
  • Uppdatera tävling/arrangemang
  • Uppdatera person, medlem, familjegrupp
  • Tilldela avgifter

En dialogruta öppnas (liknande övre delen av Tilldela avgifter), där man gör urvalet.

Först väljer man en av tre huvudkategorier

- Medlemmar

- Köande

- Företag

Därefter gör man ytterligare urval beroende på vald kategori.

 

Under valet Medlemmar kan man sedan göra ytterligare urval på:

- Medlemskapstyper

(en, fler eller Alla)

- Ålderskategori

(en, fler eller Alla)

- Kön (Man, Kvinna eller Båda)

- Endast familjekontakt-

personer.

- HCP-intervall

- Åldersintervall

När Endast familjekontaktpersoner är markerad skickas mail till alla kontaktpersoner i utvald medlemskapstyp, ålderskategori och kön.

OBS Man måste välja både medlemskapstyp och ålderskategori. Kryssrutan Alla bockar för alla rader resp bockar ur alla rader.

Under valet Köande kan man sedan göra ytterligare urval på:

- Upplagda kötyper



Urval efter Kön eller Endast familjekontakt-personer kan ej användas vid Körande.

Under valet Företag kan man sedan göra ytterligare urval på:

- Upplagda företagstyper.



Urval efter Kön eller Endast familjekontakt-personer kan ej användas vid Företag.

 

När man klicka knappen Skapa e-post visas hur många som kommer att få ett mail. Det är bara personer med en giltig e-postadress som tas med.

Om urvalet blir större än 1500, ombeds man att göra ett nytt urval som ger färre än 1500 utskick (maxgränsen är till för att inte överbelasta GIT-systemet).

Klicka OK för att gå vidare och skriva in meddelandet eller Avbryt för att göra ett annat urval.

När man klickar OK visas en sida där man skapar meddelandet.

 

Fyll i ett beskrivande Ämne och själva meddelandetexten. Avsändaradressen är .

Man kan inte svara på mailet, men klubbens e-postadess står i nerkanten för den som vill svara klubben på utskicket. Om klubben saknar registrerad e-postadress visas ett felmeddelande.

Funktioner för att bifoga filer, eller lägga in klickbara länkar finns inte i dagsläget, den enda formatteringen man kan göra är ny rad (skift+retur) eller nytt stycke (retur).



I slutet på mailet skrivs en standardtext angående möjligheten för medlemmarna att avsäga sig e-postutskick från klubbar där man ej är medlem. (Man kan inte avsäga sig e-post från egna klubben).



Klicka knappen Skicka för att verkställa e-postutskicket. För dokumentation på gjorda utskick skickas även en kopia till klubbens e-postadre