Filtrera/Sortera

Senast uppdaterad:

Skriv ut

Man kan göra ett urval på de flesta ingående fälten i en rapport, detta kallas att filtrera en rapport. Man kan också själv bestämma vilken sorteringsordning rapporten skall ha.

Rapportfunktion i GIT ger dig stora möjligheter att påverka både rapportinnehåll, utseende, urval och omfattning. Med hjälp av lite exempel och att du sedan själv provar kan du med hjälp av denna korta lathund hantera rapportgeneratorns grundläggande funktioner.

Rapportgeneratorn innehåller funktioner för att t ex sortera rapporten så att medlemmar kommer i bokstavsordning eller handicapordning. Du kan också filtrera ut vissa medlemmar som t ex är födda inom ett visst intervall, har en viss medlemskapstyp, mm.

I sortera-funktionen kommer alltså alla i registret med men är sorterade efter dina val. I filtrerings-funktionen kommer endast ett urval av personerna i registret med i rapporten.
I dialogen nedan kan användaren välja att göra ett urval och en sortering som passar syftet med rapporten.

 

Sortering av innehållet i en rapport

Varje rapport har en fördefinierad sorteringsordning. Vill man ändra på denna fördefinierade sortering trycker man i stället knappen Filtrera sortera. för att göra en egen sortering. Med knappen OK skapas rapporten.

Nedan visas den del av dialogen som har med sortering att göra. I exemplet nedan kommer rapporten att sorteras enligt.

  • Efternamn
    • Förnamn
      • Golf-ID

Det går bra att markera fält i den vänstra spalten för att med pilknapparna Lägg till >> respektive Ta bort << lägga till dem i den högra spalten, därefter kan man flytta om i hierarkin med pilknapparna upp och ner.

 

Detta innebär att man i detta exempel får sorteringsordningen Efternamn, Förnamn och Golf-ID, det vill säga:
Anders Svensson 770101-001
Anders Svensson 780101-001
Nils Bengtsson 550101-001
Berit Svensson 800101-001

Exempel på sortering

  1. Gå in i GIT på Rapporter och välj t ex Personrapporter.
  2. Välj rapporten du vill skriva ut, t ex GIT.Medlemsmatrikel.rpx genom att bocka i rutan till vänster om rapportnamnet.
  3. Välj ”Filtrera, sortera…” – knappen till höger i dialogrutan. Följande fönster dyker upp på skärmen.
  4. För att sortera rapporten behöver du bara jobba med de inringade fälten i bilden ovan. På alla rapporter finns ett antal fördefinierade fält som rapporten sorteras på. I ovanstående fönster kommer rapporten att sorteras i första hand på Efternamn, andra hand på Förnamn och i tredje hand på Golf-ID.

Om man istället vill sortera på Golf-ID i första hand markerar du rutan till vänster om Fältet Golf-ID och använder sedan pilarna till höger för att flytta upp Golf-ID överst i listan. Rapporten kommer då att sorteras på Golf-ID, Efternamn, Förnamn.

Om du inte vill att rapporten ska sorteras på något av de fördefinierade fälten markerar du dem ett i taget och använder sedan funktionen ”Ta bort <<”. Markera det fält du vill att rapporten istället ska sorteras på t ex ”Kön” och använd funktionen ”Lägg till >>”. Här kan du lägga till så många fält du önskar, t ex i första hand på Kön, andra hand på Efternamn och i tredje på Förnamn.

Filtrera rapporter dvs göra ett eget urval

Varje rapport har ett fördefinierat urval. Vill man ändra på detta fördefinierade urval trycker man i stället knappen Filtrera sortera. för att göra ett eget urval. Med knappen OK skapas rapporten.

Den övre delen av dialogen innehåller möjligheter till urval.

 

De fält som rapporten tillåter urval på presenteras i första kolumnen. Andra kolumnen visar tillgängliga operatorer:

  • Skilt från, om man anger medlemskapstyp skilt från passiva får man alla medlemmar som inte är passiva.
  • Större än (> ) t.ex. på ett fält med ålder, större än 12 ger alla som är tretton eller äldre.
  • Mindre än (< ) t.ex. på ett fält med ålder, mindre än 12 ger alla som inte ännu fyllt tolv.
  • Mellan, öppnar två ifyllningsfält för att kunna ange ett intervall, t.ex. 12 och 15 som innebär med exemplet ovan att vi får alla som fyllt 12 till och med de som är 15 fyllda men inte sexton.
  • Liknar, kan jämföras med att göra asterisksökningar. Skriver man t.ex. svens som söksträng i ett efternamnsfält och har valt operatorn liknar så kommer alla namn som innehåller svens.
  • Lika med (=) t.ex. om man söker på en viss medlemskapstyp, man måste stava sökordet exakt som det är lagrat i registret.

Asterisk, det är tillåtet att använda* för att göra ett jokerurval, t.ex. kan man skriva *par* på tävlingsnamn för att få med alla tävlingar som innehåller ”par” i namnet.

Noteringsfält. Ett exempel på fält där man kan använda operatorn Liknar är noteringsfält där man kan söka efter ett ord som är inskrivet i fältet. Förslagsvis kan man i Noteringsfältet i personbilden skriva in sökord för att senare kunna söka fram personer som har något gemensamt. (t.ex. funktionär, golfbil, TK, SK, sponsor etc).

Exempel på filtrering

  1. Gå in i GIT på Rapporter och välj t ex Personrapporter.
  2. Välj rapporten du vill skriva ut, t ex GIT.Medlemsmatrikel.rpx genom att bocka i rutan till vänster om rapportnamnet.
  3. Välj ”Filtrera, sortera…” – knappen till höger i dialogrutan. Följande fönster dyker upp på skärmen.
  4. För att filtrera rapporten behöver du bara jobba med det övre inringade fältet i bilden ovan.

I filtreringsfunktionen finns olika definierade Fält som beskriver valen du kan filtrera rapporten på.

Kolumnen Datatyp beskriver vad för sorts data som ska skrivas in under kolumnen Värde.
* Sträng betyder att text ska skrivas in, Kön – värdet Man eller Kvinna, Golf-ID – är det niosiffriga Golf-ID.
* Datum betyder ett åttasiffrigt värde, t ex 1997-04-12.
* Heltal betyder t ex 45.

För att ta ett exempel kan vi säga att rapporten vi har valt ska innehålla endast manliga medlemmar mellan 45 och 50 år. Leta på Fältet Kön, välj Operatorn ”=” och skriv in ”Man” i fältet för Värde.

Gå vidare och leta på Fältet ”Ålder”, välj Operatorn ”Mellan” och skriv in datumen 45 i ena fältet för Värde och 50 i det andra. Generera rapporten med knappen OK.