Först skapar man fakturaunderlag i GIT, läs mer under Skapa fakturaunderlag ». Därefter sker en export av underlagen till ekonomisystemet där fakturorna skrivs ut och betalningsregistreras.
När man har skapat fakturaunderlagen enligt ovan och skrivit ut fakturajournalen fortsätter man till exporten genom att stänga informationsrutan med de färdiga fakturaunderlagen, klicka på knappen Stäng.
Man kan göra om exporten flera gånger för olika faktureringsomgångar, under förutsättning att man återställt ekonomisystemet från backup varefter det går att exportera en fakturaomgång igen.
Kommandot Ekonomi » Fakturering »Exportera till ekonomisystem går direkt till Exportfunktionen och man får där välja vilken faktureringsomgång man vill exportera på nytt.
Man startar exporten av fakturaunderlag med att aktivera fliken Export till Hogia och klicka på knappen Exportera fakturaunderlag. Om man stänger exportfunktionen med att klicka på knappen Stäng finns faktureringsomgången kvar och man kan vid ett senare tillfälle göra om själva exporten med kommando Ekonomi » Fakturering » Exportera till ekonomisystem.
Sökvägarna ligger kvar sedan föregående gång så dessa behöver man inte ändra. När man klickar på knappen Exportera Fakturaunderlag visas följande informationsruta.
Ta för vana att alltid ta en backup på aktuellt företag i Hogia Golf innan faktureringen. Klicka OK för att fortsätta. Har du inte gjort en backup så kan denna dialogruta stå kvar medan du startar upp Hogia Golf och gör en säkerhetskopiering. Avsluta Hogia Golf och fortsätt exporten genom att klicka på knappen OK.
Om man klickar på Avbryt sker ingenting utan dialogrutan stängs och man måste klicka Exportera igen för att återuppta exporten.
När man klickar OK för att fortsätta kommer man antingen till dialogrutan Genomför export till Hogia när man skapat ett fakturaunderlag eller till dialogrutan Välj faktureringsomgång där man söker fram tidigare gjorda faktureringsomgångar.
När man exporterar tidigare faktureringsomgångar visas denna dialogruta där man söker fram tidigare gjorda omgångar.
Man anger datum för sökningen och klickar på knappen Sök för att visa en lista med tidigare faktureringsomgångar. Normalt visas endast sådana omgångar som inte redan har exporterats (samma antal i både Antal fakturor och Varav ofakturerade).
Vill man göra om en redan gjord export måste man bocka i rutan Visa även färdigfakturerade omgångar. Då visas även de omgångar som har 0 i kolumnen Varav ofakturerade, det vill säga de omgångar som redan har exporterats.
Markera den faktureringsomgång som du vill exportera och klicka på OK och dialogrutan för Genomför export till Hogia visas.
Man skall här ange det Fordringskonto i Hogia Golf som gäller för denna fakturering. Det finns också en bockruta för att uppdatera kundens e-fakturauppgifter.
Du kan också skriva in, ändra eller ta bort egna textrader med knapparna Lägg till, Redigera och Ta bort, dessa textrader skrivs direkt under artikelraderna på fakturan.
I rutan exportstatus visas hur exporten/faktureringen framskrider.
Om du valde att exportera redan gjorda faktureringsomgångar, måste du också för säkerhets skull även kryssa i bockrutan Fakturera även de fakturor som redan har fakturerats
Om man får ett avbrott i exporten och måste göra om en del av en faktureringsomgång, måste denna bockruta vara tom för att inte skapa dubblettfakturor. Ett varningsmeddelande visas om det är risk för dubbelfakturering, och man får möjlighet att avbryta exporten.
Kontroller vid export
Det sker ingen kontroll mot befintliga artiklar i Hogia golfs artikelregister, därför måste man registrera Grupp, Konto, Kostnadsställe och Momssats för varje artikel som ingår i faktureringen. Skriv in Gruppbeteckning, Kontonummer och välj aktuell Momssats och klicka på OK när alla artiklar är ifyllda
Den momssats man skall ange här, är den momssats som kommer att användas för att räkna av rätt moms på priset från GIT (GIT levererar alltid priser inkl moms) så att artikelpriset som importeras i Hogia blir exkl. moms. För den som inte använder moms anger man alltså 0% här, för de som redovisar moms anges aktuell momssats.
När man klickar OK utförs exporten och alla fakturaunderlagen skrivs till en fil som sedan ”manuellt” skall importeras till Hogia Golf. En dialogruta visas när exporten är klar, där framgår också filnamn och sökväg till den skapade filen. Exportstatus visar att fakturorna har skapats.
OBS.. Om klubben är momspliktig är det viktigt att det står samma momssats här, som artiklarna har i Hogia.