Export av fakturaunderlag till ekonomisystemet - SPCS
Först skapar man fakturaunderlag i GIT, läs mer under Skapa fakturaunderlag ». Därefter sker en export av underlagen till ekonomisystemet där fakturorna skrivs ut och betalningsregistreras.
När man har skapat fakturaunderlagen enligt ovan och skrivit ut fakturajournalen fortsätter man till exporten genom att stänga informationsrutan med de färdiga fakturaunderlagen, klicka på knappen Stäng.
Man kan göra om exporten flera gånger för olika faktureringsomgångar, under förutsättning att man återställt ekonomisystemet från backup varefter det går att exportera en fakturaomgång igen.
Kommandot Ekonomi » Fakturering » Exportera till ekonomisystem går direkt till Exportfunktionen och man får där välja vilken faktureringsomgång man vill exportera på nytt.
Man startar exporten av fakturaunderlag med att aktivera fliken Export till SPCS och klicka på knappen Exportera fakturaunderlag. Om man stänger exportfunktionen med att klicka på knappen Stäng finns faktureringsomgången kvar och man kan vid ett senare tillfälle göra om själva exporten med kommando Ekonomi » Fakturering » Exportera till ekonomisystem.
Sökvägarna ligger kvar sedan föregående gång så dessa behöver man inte ändra. Om det är ett nytt års fakturering som påbörjas är det bra om man klickar på knappen Ändra och sedan Kontrollera sökvägar för att göra en förnyad kontroll.
När man klickar på knappen Exportera Fakturaunderlag visas följande informationsruta.
Ta för vana att alltid ta en backup på aktuellt företag i SPCS innan faktureringen, eftersom GIT skriver direkt in i SPCS register. Klicka OK för att fortsätta. Har du inte gjort en backup så kan denna dialogruta stå kvar medan du startar upp SPCS Administration och gör en säkerhetskopiering. Avsluta SPCS och fortsätt exporten genom att klicka på knappen OK.
Om man klickar på Avbryt sker ingenting utan dialogrutan stängs och man måste klicka Exportera igen för att återuppta exporten.
När man klickar OK för att fortsätta kommer man antingen till dialogrutan Genomför export till SPCS när man skapat ett fakturaunderlag eller till dialogrutan Välj faktureringsomgång där man söker fram tidigare gjorda faktureringsomgångar,
När man exporterar tidigare faktureringsomgångar visas denna dialogruta där man söker fram tidigare gjorda omgångar.
Man anger datum för sökningen och klickar på knappen Sök för att visa en lista med tidigare faktureringsomgångar. Normalt visas endast sådana omgångar som inte redan har exporterats (samma antal i både Antal fakturor och Varav ofakturerade).
Vill man göra om en redan gjord export måste man bocka i rutan Visa även färdigfakturerade omgångar. Då visas även de omgångar som har 0 i kolumnen Varav ofakturerade, det vill säga de omgångar som redan har exporterats.
Markera den faktureringsomgång som du vill exportera och klicka på OK och dialogrutan för Genomför export till SPCS visas.
Här kan man välja vilken Kundkategori som skall sättas på varje faktura samt vilket Betalningsvillkor som skall gälla. Innehållet i dessa listrutor hämtas från SPCS inställningar. Kundkategorin ändras dock aldrig på befintliga kunder.
Du kan också skriva in, ändra eller ta bort egna textrader med knapparna Lägg till, Redigera och Ta bort, dessa textrader skrivs direkt under artikelraderna på fakturan.
I rutan exportstatus visas hur exporten/faktureringen framskrider.
Om du valde att exportera redan gjorda faktureringsomgångar, måste du också för säkerhets skull även kryssa i bockrutan Fakturera även de fakturor som redan har fakturerats.
Om man får ett avbrott i exporten och måste göra om en del av en faktureringsomgång, måste denna bockruta vara tom för att inte skapa dubblettfakturor. Ett varningsmeddelande visas om det är risk för dubbelfakturering, och man får möjlighet att avbryta exporten.
Kontroller vid export
Vid exporttillfället sker ett antal kontroller mellan GIT och SPCS. Först kontrolleras om SPCS redan körs och om man i så fall har två licenser. Om så inte är fallet visas ett felmeddelande och man får stänga SPCS Administration innan man klickar Exportera.
Därefter kontrolleras att det finns en momskod knuten till varje artikelnr. Följande felmeddelande visas och man måste rätta till det i SPCS artikelinställningar innan man kan fortsätta.
Det sker även en kontroll om artikeln redan finns i spcs artikelregister. Om det saknas en artikel i SPCS läggs denna upp automatiskt direkt vid exporttillfället. För det skall kunna ske visas dessa artiklar på skärmen med listrutor för att komplettera med Artikelgrupp, Konteringskod och Enhet.
Välj ett alternativ för varje fält och artikel för att få rätt kontering i ekonomisystemet. Uppgifterna i respektive listruta kommer från inställningarna i SPCS. Klicka på OK när du valt Artikelgrupper, Konteringskoder och Enhet på alla artiklar för att starta överföringen till SPCS.
Tips... Detta är ett enkelt sätt att lägga upp alla artiklar automatiskt första gången man gör en fakturering via SPCS.
När både artikel- och kundregister i SPCS har uppdaterats med information från fakturaunderlagen visas en dialogruta, som visar att detta är klart samt en påminnelse till de klubbar som använder EDI-fakturering (OCR-fakturor) att man måste ha gjort nödvändiga EDI-inställningar innan man fortsätter.
Klicka OK för att fortsätta och skapa själva fakturorna i SPCS, en informationsruta visas när allt är klart som anger antalet klara fakturor i SPCS.