Artikeluppgifter i SPCS
Det finns en inbyggd funktion för att lägga upp nya artiklar i SPCS när man kör exporten från GIT.
OBS... Alla artiklar som du tänker fakturera genom GIT kommer att skriva över eventuellt befintliga artiklar i SPCS.
Kontrollera att du inte har andra typer av artiklar i SPCS som har samma artikelnummer som finns i GIT och som skall ingå i en faktura.
Lägg upp följande uppgifter i aktuellt företag i SPCS för alla artiklar som skall faktureras från GIT:
- Artikelgrupp (används för statistik) Det finns även ett fält i GIT som också heter Artikelgrupp, men det används bara i kassafunktionen och har inte med fakturering av artiklar att göra.
- Artiklar. Man måste gå igenom artikelregistret och göra en jämförelse med GIT så att det inte finns befintliga artiklar som skrivs över. Det är artikelnumret som styr och är det unika. Det är också viktigt att varje artikel har rätt momskod, innan man gör första importen. En rekommendation är att man lägger upp alla artiklar i SPCS innan man börjar exportera från GIT även om det inte är nödvändigt.
- Enhet
- Kontoplan
- Konteringskod (koppling till konto i kontoplanen)
- Momskod
- Landskoder. Lägg in alla förekommande landskoder hos era medlemmar med kommando Arkiv » Programunderhåll » Länder. Klicka på ny så kommer hela listan fram där man väljer vilka länder som skall läggas till.
- Prislista (en prislista måste läggas upp, det görs oftast vid installationen men kontrollera för säkerhets skull)
Starta med att skapa Artikelgrupper, Artikelkonteringar och Enhet i företagsuppgifterna i SPCS. Välj kommando Arkiv » Företagsunderhåll » Artiklar i SPCS.
Artikelgrupper används i SPCS för statistikändamål och rabatter.
Konteringskoden används för att koppla ett konto i kontoplanen samt Momskod till artikeln.
För att skapa konteringskoder måste man naturligtvis först lägga upp kontoplanen med de konton som man vill bokföra artiklarna på.
Enhet är en nödvändig uppgift för varje artikel i SPCS, skapa en enhetskod för stycken
Man vill även knyta en faktura till en viss Kundkategori samt ange ett Betalningsvillkor på fakturan. Dessa uppgifter hämtas från SPCS till dialogrutan som visas när man exporterar fakturaunderlagen till SPCS.
Kundkategorin används för att skilja olika typer av kunder och används för statistik ändamål.
Betalningsvillkoret skrivs ut på varje faktura. Fakturerar man vid flera olika tillfällen men vill ha samma inbetalningsdag måste man skapa nya betalningsvillkor med exakt antal dagar från faktureringstillfället till önskad sista inbetalningsdag för varje faktureringsomgång.
Det måste också finnas minst en prislista definierad i SPCS för att exporten skall fungera. Kontrollera detta under Arkiv » Företagsunderhåll » Artiklar under inställning för faktureringsparametrar.
Om det saknas en prislista i ovanstående bild skapar du en prislista med kommandot Register » Försäljningsprislistor.
Beträffande detaljerade instruktioner i SPCS Administration hänvisar vi till dokumentationen som kommer med SPCS eller den inbyggda hjälpen.
Klubbar med fler olika momssatser. Ändra fakturamall till "Faktura momsspec" så specificeras alla momssatser på fakturorna. Kommando Arkiv » Företagsunderhåll » Företag » Dokumentmallar.
Momskoder. Se till att dessa är korrekta (påslag moms i % eller påslag 0 %) Arkiv » Företagsunderhåll » Företag » Moms.
Expeditionsavgift. Om klubben inte använt SPCS förut bör man också se över Expeditionsavgift som finns under kommando Arkiv » Företagsunderhåll » Fakturering