Visma eEkonomi är en webbaserad bokföringsprogram som är integrerat med GIT. Visma eEkonomi har också möjlighet att återkoppla betalningsinformation tillbaka till GIT. På så vis blir era medlemmar först aktiverad när de har betalt in årsavgiften. I samband med att medlemmen blir aktiverad då ställs giltigt tom datum fram samt blir medlemmens avgifterna aktiverade.
Vill du vet mer om Visma eEkonomi, klicka här för att läsa mer.
I samband du för första gången ska skicka fakturaunderlag från GIT till Visma eEkonomi, behöver du först logga in i Visma eEkonomi. Läs mer om detta nedanför.
Första inloggningen i Visma eEkonomi
Visa
Vi första tillfället du klickar på någon av ikonerna i fliken för Visma eEkonomi, då kommer en webbsida öppnas och du blir ombedd att logga in. Inloggning i Visma Online, behöver göras för att kopplingen mellan GIT och Visma eEkonomi ska upprättas.
Inloggningsuppgifter har skickats ut från Visma till er. Vid frågor om inloggningsuppgifter, kontakta supporten på Visma.
Ny inloggning får du också göra ifall du klickar på Logga ut användare.
När du är inloggad visas följande vy. Samtliga rättigheter behöver godkännas klicka på "Yes, Allow".
Efter godkännandet är gjort släcks fönstret ned ,ni är nu inloggad och kan fortsätta med de alternativen som visas i GIT Exportera medlemmar, Exportera fakturaunderlag och Importera betalstatus .
Behöver ni byta användare i Visma klicka då på Logga ut användare, för att sedan logga in med nya/andra uppgifter.
Förbereda GIT för att Visa eEkonomi ska aktivera medlem efter betald faktura
Visa
Vi kan i GIT få återkoppling från Visma eEkonomi, vi kan hämta informationen att medlemmen har betalt sin faktura och därefter ställs Giltigt tom datum fram (till önskat datum) och avgifterna som blivit betalda aktiveras.
För att ovanstående åtgärder ska ske behöver vi se till att följande är inställt (FÖRE att fakturaunderlag skapas):
Gå in på Ekonomi - Inställningar - Kassa
Se till att rutorna "Automatisk aktivering av avgifter vid fakturering" och "Automatisk aktivering av medlemskap" inte är ikryssade.
Gå in på Ekonomi - Inställningar - Medlemsaktivering
Ställ in Giltigt t o m, välj datum som du vill att medlemskap skall ställas fram till (medlemskapets giltighetstid). Datumet ni skriver in anges sedan som Giltigt t o m som visas i personbilden för varje medlem som betalar.
OBS... Du kan förbise avgifterna som visas till vänster i vyn (Medlemsavgift, spelavgift osv), de ingen inverkan på förfarandet när ekonomisystemet hjälper till med att aktivera medlemmar.
Exportera medlemmar samt standardinställning för betalningsvillkor
Visa
I Exportera Medlemmar hittar du funktionen för att GIT skickar över medlemsregistret och uppdaterar personers uppgifter till Visma eEkonomi. Detta kan göras för hela medlemsregistret vilket kan vara lämpligt förfarande inför att årsfaktureringen skall genomföras. Det går också att hämta över en person, t.ex. du skall fakturera en ny medlem.
Om du försöker skicka över fakturaunderlag till Ekonomisystemet och medlem inte är överförd, då får du ett felmeddelande som påtalar detta.
I vyn kan också betalningsvillkor ställas in, (alternativ ställs in i Visma eEkonomi). Vid frågor om hur betalningsvillkor läggs in i Visma eEkonomi, hör med supporten på Visma. Betalningsvillkoret som du väljer blir satt på kommande fakturor som skapas, fram till att du ändrar standardinställning för betalningsvillkor.
Exportera över fakturaunderlag till Visma eEkonomi
Visa
När du vill Exportera fakturaunderlaget till Visma eEkonomi.
Gå in på Ekonomi-Fakturering-Exportera till ekonomisystem-Visma eEkonomi.
Välj från och till datum som du vill hämta underlag för. Välj sedan fakturaomgång som vill Exportera till Visma eEkonomi.
Gå sedan vidare och möjlighet till att lägga med textinfo på fakturor ges (max 60 tecken). För mer info om att få med ytterligare text på era fakturor kontakta supporten på Visma.
Därefter väljer du Exportera, nu överförs fakturaunderlaget till Visma eEkonomi. Fakturorna ska nu har blivit skapade i ekonomisystemet.
Om medlemsuppgifter saknas på medlem
Information om detta visas och person/er anges. Du behöver då gå tillbaka och Exportera medlem, gör sedan om processen för att Exportera fakturaunderlag. Person/er som inte överfördes vid tidigare export anges som ofakturerade.
Importera betalstatus från Visma eEkonomi
Visa
När du vill aktivera medlemmar i GIT som betalt sin faktura (står markerad som betald i Visma eEkonomi) då gör du följande:
Gå in på Ekonomi-Fakturering-Exportera till ekonomisystem-Visma eEkonomi och väljer Importera betalstatus.
Välj ett från datum, då hämtar systemet upp medlemmar som fått sin faktura markerad som betald fram till dagens datum.
Antalet medlemmar anges och dessa medlemmar ska nu fått sitt giltigt t o m datum (medlemskapets giltighetstid) framflyttat samt har avgifterna blivit aktiverade.
Giltigt t o m datum
Aktivering av avgifter
