Fakturering

Information som beskriver arbetsgången vid fakturering i GIT och hur överföringen till ekonomisystemet görs.

GIT har f.n. stöd för sex olika ekonomisystem, fler kan komma att stödjas i framtiden.

  • SPCS Administration
  • Hogia Ekonomi(ej Hogia Small Office)
  • Visma Compact (f.d. XOR)
  • Briljant
  • Fortnox
  • BL Administration

I onlinehjälpen beskrivs inte hanteringen inne i respektive ekonomisystem, där hänvisar vi till ekonomi-systemens egen dokumentation.

Systemets uppbyggnad
I GIT tilldelar man avgifter och förhandsgranskar faktureringen i GIT. När man har kontrollerat förhandsgranskningen skapar man fakturaunderlaget i GIT, vilket innebär att medlemmens avgifter får status fakturerade i GIT. Efter detta så väljer man att föra över fakturaunderlaget till ekonomisystemet, detta görs i funktionen Skapa fakturaunderlag. I ekonomisystemet gör man sedan utskrift av fakturor och registrering av betalning.

FLÖDESSCHEMA
Detta schema beskriver kopplingarna mellan GIT och ekonomisystemen.
Faktureringsunderlaget skapas i GIT med kommando Ekonomi » Skapa fakturaunderlag och uppgifterna exporteras sedan med funktionen Exportera till ekonomisystem direkt in i ekonomisystemets databas (SPCS och Visma Compact) alternativt till en fil som importeras i ekonomisystemet (Hogia Golf o Briljant).
Fakturautskrift, påminnelser, betalningar m.m. sker i respektive ekonomisystem och ingen återföring av betalningar sker till GIT.

Inställningar i GIT
I GIT definieras alla avgifter, och varje medlem tilldelas årligen de avgifter som skall betalas. Man skapar också fakturaunderlagen i GIT men utskriften av fakturorna sker i valt ekonomisystem. I GIT lagras i personbilden endast respektive avgifter med datum och en notering (s.k. aktivering).
Avprickning, aktivering av avgifter i GIT kan göras på två sätt:

Automatisk avprickning i samband med framställning av fakturaunderlag, och "manuell" återställning av avprickade avgifter i efterhand för de som ej har betalat i tid efter eventuell påminnelse.
"Manuell" avprickning i GIT i vid inkommen betalning i samband med betalningsnotering i ekonomisystemets reskontra.

 

Några definitioner vid Fakturering Visa

Fakturaunderlag: Underlag till en faktura baserade på tilldelade oaktiverade (= ej betalda) avgifter.

Fakturaomgång: En samling av fakturaunderlag till en eller flera medlemmar t.ex. alla fakturaunderlag till medlemmar med en viss medlemskapstyp.

Faktura
: Det juridiska dokument som skapas och skrivs ut i ekonomisystemet för utskick till medlemmarna.

Fakturajournal: Kontrollista över fakturaunderlag i GIT när man förhandsvisar eller skapar fakturaunderlag, samt underlag till reskontran i ekonomisystemet.

Medlemsavgift: Avgift för att vara medlem i en golfklubb under viss begränsad tid.

Spelavgift: Avgift för att få spelrättighet under vissa tider på den egna banan under viss begränsad tid.

Aktiverad avgift: Avgiften är markerad som betald i GIT.

Medlemskap: Har man ett aktivt medlemskap i klubben ser andra klubbar att man är medlem samt att man får en prenumeration på tidningen Svensk Golf efter principen en tidning per hushåll.

Aktivering av medlemskap: En klubb kan välja att aktivera medlemskapet när man har betalat medlemsavgift eller spelavgift eller både medlems- och spelavgift, detta är normalt fastställt i klubbens stadgar.