Senast uppdaterad:

Skriv ut

Checklista för Fakturering

De vi gör i GIT är att skapa ett fakturaunderlag som sedan skickas över till ert ekonomisystem. När vi pratar om års-faktureringen så är detta något som vanligtvis görs en till två ggr per år och då kan de vara svårt att komma ihåg hur tillvägagångssättet är. Därför har vi skapat en checklista, som hjälper till att skapa ett flöde i arbetsprocessen för att skapa fakturaunderlaget.

Checklistan hittar du nedanför, genom att klicka på punkt så kan du läsa mer om en specifik punkt. Du kan också välja att spara ner checklistan i pdf-format och få den i sin helhet genom att klicka  här.

Checklista för faktureringsprocess i GIT
Nedan följer en arbetsgång vid fakturering av nya årsavgifter:
Börja med att kontrollera dina inställningar i ekonomisystemet, se över följande delar:
• Fasta företagsuppgifter och inställningar
• Artikeldata
• Kontouppgifter mm
• Vid nytt år se till att skapa nytt bokföringsår, ny fakturanummerserie eller det som krävs av ditt ekonomisystem
• Tänk på att i GIT kan du inte välja artikelnummer - se till att artiklar som du skapar i ekonomisystemet har en egen nummerserie.
• Om du ändrar en momssats på en artikel i GIT uppdateras inte ekonomisystemet med den nya momsen. Förslag är att då skapa en helt ny artikel.

 

1. Kontrollera koppling mellan GIT och Ekonomisystem Visa

(Ekonomi/Fakturering/Exportera till Ekonomisystem)

Se över att rätt sökväg och företag är inlagd under Exportera till Ekonomisystem.


2. Kontrollera artiklar och medlemskapstyper i GIT Visa

(Administration-Inställningar Klubb-Medlemskapstyper) – Överblicka Medlemskapstyper

Gå in och se över era medlemskapstyper, används samtliga? Ta fram rapporten ”GIT_Stat.Fördelning per medlemskapstyp eller kö.rpx” (Rapporter-Statistik-Statistik övrigt) för att överblicka medlemskapstyper som medlemmar finns inlagda i. Inaktivera de medlemskapstyper som inte längre används. Gå igenom ”Automatisk uppläggning av avgifter” per medlemskapstyp, se över att rätt avgifter är upplagda och kopplade till rätt medlemskapstyp, notera vilka avgifter som används.

Gå nu igenom samtliga aktuella avgifter för årsfaktureringen.
(Ekonomi-Sök artikel/avgift) – Sök upp artiklarna som används till årsavgifterna

• Kontrollera att giltigt t.o.m. datum, är satt att gälla fr o m ett förutbestämt datum och 1 år framåt, lämna årsfältet --- för enklast hantering år för år.  

• Se över grundpris och samtliga avgiftsregler noggrant för respektive avgift.

• På en spelavgift är de viktigt att spelrättigheten stämmer överens med vad ni vill att den skall ge rättighet till t.ex. alla dagar i veckan, se då till att alla dagar i veckan är ikryssade.

 

 

3. Kontroll av ofakturerade avgifter Visa

(Ekonomi-Fakturering-Skapa fakturaunderlag)

I Skapa fakturaunderlag, markera alla medlemmar och klicka i Ta med noll-avgifter. Välj Förhandsvisa, samtliga avgifter som är ofakturerade visas. Skriv ut listan och kontrollera varje persons avgift och aktivera avgiften eller ta bort den om den inte skall ingå i kommande faktura. Normalt sett skall listan vara tom innan nya årsavgifter skall faktureras.

4. Kontroll av medlemmar Visa

Vi vill nu ta reda på antalet medlemmar som skall innefattas i årsfaktureringen.
• Ta ut rapporten: ”GIT.Medlemmar som saknar giltigt medlemskap.rpx” (Rapporter-Personrapporter-Personrapporter). Rapport borde vara tom inför en årsfakturering. Om inte skriv ut och åtgärda dvs gör utträde eller ändra Giltig t.o.m. datum om den är felaktig och om medlemmen skall vara aktiv. OBS! Se alltid till att det finns ett datum i Giltig t.o.m. Om det är en medlem som skall utträda - sätt datumet till utträdesdatum.
• Ta ut rapporten: ”GIT_Stat.Fördelning per medlemskapstyp eller kö.rpx” (Rapporter-Statistik-Statistik övrigt). Rapporten innehåller samtliga personer i registret (se kolumnen Totalt), fördelat på respektive medlemskapstyp, de som inte har ett aktuellt Giltig t.o.m. / har en status på medlemskapstypen som ej är aktiv (är bortselekterade i kolumnen Aktiva totalt).
Om rapporten Medlemmar som saknar giltigt medlemskap är tom kan ni via rapporten ”Fördelning per medlemskapstyp eller kö.rpx” och kolumnen Total, se hur många medlemmar i varje medlemskapstyp som skall få avgifter tilldelade.

 

5. Tilldela nya årets avgifter Visa

(Ekonomi-Fakturering-Tilldela avgifter/lån)

• Markera lämpligtvis en medlemskapstyp i taget, ta med samtliga åldrar, och ev. köande och företag. Gör en förhandsvisning av tilldelningen. Granska så att endast de avgifter som skall finnas med är upplagda och att det inte ligger några gamla avgifter/lån från föregående säsong, som behöver tas bort innan ny tilldelning av avgifter sker. Förhandsvisning kan göras hur många gånger som helst.
• Genomför tilldelningen av avgifter per medlemskapstyp och kontrollera mot nettovärdet i p 4 ovan. Om en differens uppstår se punkt 9. Felsökning, där anges åtgärder för att förstå anledning till att differens uppstått.
• Justera/komplettera tilldelade avgifter med eventuella prisändringar och undantag, t.ex. städavgift för befriade etc.
• Aktivera avgifter för de personer som har förhandsbetalt avgifter för kommande år.
• Förnya skåpavgifter och kontrollera/tilldela andra avgifter, ta hjälp av skåpregisterrapport.

6. Ställ in automatisk avgifts- och medlemskapsaktivering Visa

(Steg 1. Ekonomi-Inställningar-Inställningar-Kassa)
(Steg 2. Ekonomi-Inställningar-Inställningar-medlemsaktivering)

I samband med att fakturaunderlaget skapas kan avgifterna aktiveras och giltighetsdatum för medlemskapet för den enskilda medlemmen ställas fram. Fördelen med att aktivera och ställa fram datum är att vi enbart behöver åtgärda de medlemmar som inte betalar årsavgifterna (ta bort avgifter och lägga utträde). Var uppmärksam på att inaktivera/lägga utträde på medlemmar som inte betalt, eftersom ni blir debiterade (av SGF) utefter aktiva medlemmar oavsett om de betalt till er eller inte.

 

7. Skapa faktureringsunderlag Visa

(Ekonomi-Fakturering-Skapa fakturaunderlag)

Ta fram faktureringsunderlag, klicka i Ta med noll-avgifter. Kontrollera fakturaunderlagen via förhandsgranskningen noggrant.
• Genomför skapandet av faktureringsunderlagen i GIT.
Om ni använder er av familjefakturering behöver ni fakturera samtliga medlemskapstyper som kan tänkas ingå samtidigt.

 

8. Export av fakturaunderlag Visa

OBS! Gör en backup i ert ekonomisystem innan ni exporterar fakturaunderlagen
SPCS, Visma Compact är kopplade mot GIT och automatiska kontroller genomförs vid exporttillfället för kunddata och artikeldata. Fortnox hittas under Externa tjänster. Fakturarader skrivs in direkt i ekonomisystemets register. I samband med exporten kan ni i GIT skriva in extra textrader.
Om medlemmar saknar adress skickas inte faktura över utan dessa personer finns kvar i skapa fakturaunderlag och kan först exporteras på nytt när kontaktuppgifter kompletterats.

 

9. Felsökning Visa

Om problem uppstår att antal medlemmar stämmer inte överens med antal tilldelade personer.

Genom följande rapporter och info hoppas vi att du får svar på anledningen till differensen. Om differensen kvarstår utan svar, kontakta då GIT-Supporten.

• Ta ut rapporten ”GIT. Matrikel_in_och _utträdesdatum.rpx.” (Rapport-Personrapporter-Personrapporter) Filtrera denna på Utträdes datum >än förra årsskiftet. Kanske har ni personer som utträder senare än idag (exempelvis årsskiftet) de finns fortfarande med i er statistik med antal medlemmar men kommer inte att tilldelas nya avgifter för året därpå.

• Förslag: Det finns medlemmar som redan fått avgift för den period som avses och därför inte tilldelas avgift. Kan det finnas medlemskap som sträcker sig längre än ett år? Troligtvis är det nya medlemmar eller medlemmar som ni ändrat medlemskapstyp på.

•Förslag: Medlemmar som inte tilldelas avgift kan ha en kreditering på en avgift som inte är aktiverad. Kör en rapport under Personrapporter/GIT.Avgifter.rpx och ange Krediterad i fältet Status tillsammans med medlemskapet Giltigt t.o.m. > än i går och utträdd > senast passerade årsskifte.