FAQ om alternativen för årsavgifter i Nya GIT

Den 7 mars 2023 stängs möjligheten att exportera fakturaunderlag direkt från gamla GIT till ett externt ekonomisystem.

Det kommer i stället finnas fem alternativ för att debitera eller fakturera i nya GIT:

✓ Direktbetalning av avgifter via Min Golf 
✓ Fakturering via Min Golf
✓ Fakturering via personbilden i nya GIT
✓ Fakturering via FINQR
✓ En kombination av alternativen ovan

Om ni inte redan använder något av dessa alternativ behöver ni senast 7 mars 2023 ha tagit ställning till vilket ni vill använda er av.

Direktbetalning i Min Golf och fakturering via personbilden i nya GIT kommer att finnas tillgängliga först 29 november. Funktionaliteten för de övriga alternativen finns redan i nya GIT, så övergången kan ske så snart ni bestämt er.

Direktbetalning av avgifter via Min Golf är ett enkelt sätt att debitera era avgifter. Du tilldelar avgifterna i nya GIT via funktionen Tilldela. Därefter kan du enkelt skicka ett mejl till medlemmar som har obetalda avgifter via funktionen Skicka e-post till personer med avgifter med status Upplagd i nya GIT. Medlemmen får då en lista på de avgifter som är upplagda och obetalda. De kan sedan enkelt logga in och betala sina avgifter direkt i Min Golf (se en film om hur det fungerar här).

Med det här alternativet blir det alltså inga fakturor, utan det fungerar som ett köp över disk. Betalningarna i Min Golf görs via Swedbank Pay. Läs mer och se priser här.

Underlaget samlas i en transaktionslista i GIT. Den kan du exportera och importera till ditt ekonomisystem. Förutsättningen är att ekonomisystemet har stöd för att läsa in SIE-filer.

Möjligheter, funktioner och fördelar:

☞ Medlemskapet aktiveras automatiskt i GIT direkt efter att avgiften betalats
☞ Oavsett vilket betalsätt golfaren väljer i Swedbank Pay (swish, kort, faktura, kredit) får klubben alltid hela beloppet inom två bankdagar
☞ Enkelt att ändra medlemskategori och avgifter – ingen kreditering behövs
☞ Transaktionslista kan tas ut i GIT för önskad period för avstämning av betalningar
☞ Enkelt att ta ut lista på obetalda avgifter och skicka påminnelser via mejl
☞ Medlemmen får aktivt godkänna klubbens köpevillkor vid betalning – säkerhet för klubben
☞ Medlemmar kan betala för andra familjemedlemmar som ingår i familjegruppen
☞ Medlemmar kan via Min Golf aktivera så att personnr visas på kvittot, för friskvårdsbidrag

Tänk på! Om era medlemmar är vana vid att få sin medlemsavgift via en faktura behöver ni vara extra noga med att informera om det nya sättet att betala.

För att använda alternativet via Min Golf behöver du ett webbetalningsavtal med Swedbank Pay. Ta kontakt med klubbsupporten för att få det på plats om din klubb inte redan har det. Läs mer här.

Du tilldelar avgifterna i nya GIT via funktionen Tilldela. Därefter kan du enkelt skicka ett mejl till medlemmar som har obetalda avgifter via funktionen Skicka e-post till personer med avgifter med status Upplagd i nya GIT. Medlemmen får då en lista på de avgifter som är upplagda och obetalda i Min Golf. Medlemmen kan då logga in och själv skriva ut en faktura i Min Golf för betalning via internetbanken till klubbens bankgiro.

Du tilldelar avgifterna i Nya GIT via funktionen Tilldela. Därefter kan Klubben skriva ut en faktura direkt från personbilden i nya GIT. Fakturan kan mejlas eller postas till medlemmen för betalning via internetbanken till klubbens bankgiro. Här behöver man göra manuell aktivering av medlemskapet när fakturan är betald.

Denna tjänst sköter hela faktureringsflödet. Du tilldelar avgifterna i nya GIT under funktionen Tilldela. Skapa sedan fakturaunderlaget och logga in i FINQR-portalen. Där kan du hämta in underlaget direkt från GIT med en enkel knapptryckning.

FINQR sköter sedan allt från distribution av fakturan till bokföring. Som inte det vore nog sköts även avprickning och aktivering av medlem i GIT automatiskt efter betalningen (med några dagars fördröjning).

Möjligheter, funktioner och fördelar:

☞ Medlemskapet aktiveras automatiskt i GIT några dagar efter att fakturan är betald
☞ Oavsett om medlemmen betalar hela fakturan eller delbetalar får klubben hela beloppet inom två bankdagar.

☞ Reskontra finns i FINQR-portalen
☞ Betalningar kan automatiskt bli bokförda i ditt ekonomisystem (tillvalstjänst)
☞ Obetalda fakturor följs upp via påminnelser (olika alternativ att välja bland)
☞ Möjlighet för medlemmar att betala för hela familjen om klubben familjefakturerar
☞ Klubben kan bestämma om fakturorna ska skickas via mejl eller med post 

Läs mer om FINQR och deras priser här!

Tänk på! Med fakturering via FINQR får klubben ingen automatisk bekräftelse på att spelaren accepterat era köpevillkor. Det kan också tillkomma en del efterarbete, beroende på vilka alternativ eller tillvalstjänster ni väljer hos FINQR.

Det går också alldeles utmärkt att använda sig av en kombination av avgifter i Min Golf och fakturering via FINQR.

☞ Ett exempel är att först debitera avgifterna via Min Golf och sedan skicka faktura till eventuella medlemmar som inte betalat efter ett par månader.

Även här börjar du med att lägga upp avgifterna i GIT genom funktionen Tilldela. Du kan då välja att öppna för betalning via Min Golf på respektive avgift under en period fram till ett givet datum, till exempel 2023-01-31. Från 2023-02-01 kan du sedan skapa fakturaunderlag för alla obetalda avgifter och skicka över till FINQR.

OBS! När fakturaunderlagen är överskickade till FINQR kan avgifterna inte längre betalas via Min Golf, då dessa avgifter får status ”Fakturerad”. Det är endast avgifter som har status ”Upplagd” som går att betala via Min Golf.

☞ Eller tvärtom – fakturera befintliga medlemmar via pappersfakturor i början av året, medan medlemmar som tillkommer senare under året får betala avgiften i Min Golf.

På samma sätt kan du kombinera dessa alternativ med alternativen att fakturera via Min Golf eller via personbilden i Nya GIT. Det är helt upp till er på klubben att välja möjlighet beroende på vad som passar er bäst!

De nya alternativen för betalning av årsavgifter kommer inte bara att underlätta för din klubb, de kommer också att göra livet enklare för era medlemmar.

Här kommer några saker du kan använda i er kommunikation med era medlemmar, när ni väl har bestämt vilket alternativ ni väljer:

Min Golf:

☞ Du kan välja mellan olika betalsätt (kort, swish, faktura, kredit)
☞ Du kan välja att delbetala årsavgiften via Swedbank Pay eller MoreGolf Mastercard
☞ Ditt medlemskap aktiveras automatiskt och direkt vid betalning
☞ Du kan enkelt skriva ut kvitto med personnummer för friskvårdsbidrag
☞ Du kan betala för hela familjen på en gång
☞ Du ser och godkänner köpevillkor i Min Golf
☞ Tips! Titta gärna på denna video för att se hur smidigt det är att betala i Min Golf

Tänk på! Om era medlemmar är vana vid att få sin medlemsavgift via en faktura behöver ni informera om det nya sättet att betala. Kommunicera i era olika kanaler både inför och direkt efter att ni tilldelat avgifterna, så att medlemmarna vet att de ska logga in och betala sina avgifter direkt i Min Golf. Särskilt om ni har medlemmar som kanske inte loggar in i eller använder Min Golf så ofta.

FINQR:
☞ Du får en faktura med din medlems- och spelavgift via e-post/hem i brevlådan
☞ Du kan välja att dela upp din avgift på valfritt antal månader
☞ Du kan delbetala avgiften via MoreGolf Mastercard
☞ Ditt medlemskap aktiveras automatiskt när betalningen av fakturan är registrerad
☞ Du kan få en gemensam faktura för hela familjen (gäller om klubben valt att familjefakturera)

Tänk på! Om ni använder er av fakturering via FINQR behöver ni förmedla era köpevillkor på annat ställe, till exempel på klubbens hemsida, i e-postutskick och sociala medier.

Alla fem alternativ som klubben kan välja mellan är bra och kommer att underlätta för er och öka säkerheten vid betalningar. Det finns dock några saker som skiljer dem åt.

Nedan får du ett antal exempel på möjligheter, funktioner och egenskaper som kan vara bra att tänka på inför ditt val av metod.

Min Golf: För dig som ser fördelarna med att göra direktbetalningar och lägger stor vikt vid att spara tid och resurser. Enkelt och snabbt för både klubb och medlemmar.

Det skapas samma underlag som vid fakturering och inga krediteringar behöver göras vid eventuella förändringar. Du kan snabbt meddela spelarna att avgifter finns, och lika snabbt ändra avgifter eller mejla ut påminnelse om avgifter.

Fakturering via Min Golf eller personbilden i nya GIT: Här har du möjlighet att utan mellanhänder antingen lägga upp en avgift i Min Golf som medlemmen betalar via Bankgiro eller skriva ut en faktura och skicka till medlem.

Observera att avgift för bankgirotjänsten kan förekomma.

FINQR: Känner du att det är viktigt att ha möjlighet att fakturera ska du välja FINQR eller en kombination av Min Golf och FINQR. Via FINQR-portalen sköter du allt från import av underlag till att skicka fakturor och hantera reskontra. De garanterar en fungerande koppling till GIT och kan integreras mot alla de vanligaste ekonomisystemen.

Observera att det kan uppstå visst behov av administration vid krediteringar med mera, beroende på vilka av deras paket eller tjänster du väljer.

Att fakturera direkt via Min Golf eller via personbilden i nya GIT är kostnadsfritt för klubben, avgift för bankgirotjänsten kan tillkomma.

Swedbank Pay (för betalning i Min Golf) och FINQR tar ut avgifter för sina tjänster på lite olika sätt – exempelvis årsavgift, månadsavgifter och/eller en procentuell eller fast avgift per betalning eller faktura.

☛ Mer om avgifter för Swedbank Pay
☛ Mer om avgifter för FINQR

Dessa kostnader kommer du med stor sannolikhet snabbt spara in i form av tidsbesparingar för administration och säkrare hantering av avgifter. Dessutom får dina medlemmar bättre service genom trygga, smidiga, flexibla och tidsbesparande betalningslösningar.

Ja, ett ekonomisystem behövs för all ekonomisk redovisning på din klubb och du kan fortsätta med det ekonomisystem du har i dag. Skillnaden är att du får ett tryggare sätt att ta betalt, sparar tid och får många smidiga lösningar för din klubb och dina medlemmar.

Ja, du kommer fortfarande kunna ha olika säljorganisationer så att betalningarna direkt hamnar på rätt organisation internt.

Exempelvis kan du välja att spelavgiften ska faktureras till ert golfbolag medan medlemsavgiften ska faktureras till golfklubben. Medlemmen får då två olika avgiftsposter att betala i Min Golf, alternativt två fakturor via FINQR – en per säljorganisation.

Som leverantör av betalningslösningar till Sveriges golfklubbar är det vår plikt att erbjuda ett så säkert, tryggt och tidssparande system som möjligt. Det har vi hittat nu och vi vet att du kommer att vara nöjd med resultatet.

Den gamla funktionen att exportera fakturaunderlag från GIT direkt till ett stort antal olika ekonomisystem var ohållbar och drabbades ofta av driftstörningar och problem.

Kopplingen till GIT var inte tillräckligt synkroniserad för att säkerställa driftsäkerheten, och det fanns ingen rimlig gemensam utvecklingsmöjlighet gentemot så många olika system och leverantörer. Detta blev till slut en för stor risk för den enskilda klubben.

Väljer du Min Golf direktbetalning behöver du inte längre skapa fakturaunderlag och slipper också lägga tid på krediteringar vid kategoriändringar. Uppföljningen till ditt ekonomisystem sköter du enkelt via de transaktionslistor du kan få fram från GIT och Swedbank Pay.

Väljer du fakturering via Min Golf eller direkt i personbilden i nya GIT behöver du inte gå via ett externt ekonomisystem för att fakturera dina medlemmar. Istället tilldelar och skickar du fakturorna direkt till medlemmen med hjälp av GIT.

Genom samarbetet med FINQR kommer du fortfarande att kunna exportera fakturaunderlag om du väljer det alternativet, men nu med högre driftssäkerhet och fler integrations- och utvecklingsmöjligheter.

FINQR har kopplingar till alla de vanligaste ekonomisystemen och säkerställer att dessa alltid är uppdaterade och i drift. Risken för störningar är minimal, och skulle de ändå uppstå är det bara mot ett system GIT behöver felsöka och uppdatera, inte flera olika ekonomisystem. Det gör ekonomihanteringen säkrare, smidigare och mer driftssäker.

Anledningen till att vi valt att samarbeta med FINQR är att de är en pålitlig och trygg partner som ser till att klubbens ekonomihantering och fakturering blir säkrare, smidigare och mer driftssäker.

FINQR har kopplingar till alla de vanligaste ekonomisystemen och säkerställer att dessa alltid är uppdaterade och i drift. Det gör att du som jobbar med fakturering på klubben kan spara tid och känna dig trygg med att ni får in era medlemsavgifter i tid.

Läs mer om FINQR deras erbjudande till golfklubbar här.

Nej, FINQR är inget ekonomisystem utan ett faktureringssystem. En slags mellanhand som sköter fakturering samt – om så önskas – en automatisk koppling till de vanligaste ekonomisystemen på marknaden.

I FINQR-portalen har du full kontroll över kundreskontran. Genom integrationen med GIT automatiseras också stora delar av klubbens medlemsfakturering.

Utöver detta erbjuder FINQR en rad smidiga tjänster som spar administrativ tid för er på klubben, och garanterar en ständigt aktuell koppling till er data i GIT.

Läs mer om FINQR deras erbjudande till golfklubbar här.

Oavsett vilket alternativ du väljer kommer du att erhålla allt underlag du behöver för din ekonomiska redovisning på ett smidigt och tydligt sätt, precis som när du skickade fakturor via ditt ekonomisystem eller när du säljer en vara över disk.

För direktbetalning i Min Golf och fakturering via FINQR aktiveras spelarens medlemskap automatiskt i GIT efter betalad avgift eller faktura. Du slipper därmed all sådan manuell hantering.

Uppföljning i Min Golf: Du kan ta ut transaktionslistor från GIT där du får information om alla betalningar. Läs mer här. Du väljer också hur ofta och vilken dag du vill ha de ekonomiska rapporterna från Swedbank Pay. Läs mer här Transaktionslistan från GIT och rapporterna från Swedbank Pay ger dig en bra avstämning över dina intäkter.

Du kan även ta ut listor över obetalda avgifter under Före tilldela i GIT samt ta ut personrapporter i GIT där du kan selektera på alla medlemmar eller specifika medlemskategorier som har aktiverade avgifter = betalade avgifter. (finns i nya GIT från 20 september)

Påminnelser om obetalda avgifter kan exempelvis skickas ut via e-post från GIT.

Uppföljning i FINQR: Du ser all betalningsinformation i kundreskontran i FINQR-portalen. Det fungerar i princip som när du exporterade underlag från GIT direkt till ditt ekonomisystem.

Systemet har också möjlighet till automatiska påminnelser med eller utan påminnelse-/inkassoavgift beroende på vilket paket ni väljer. Du kan även ta ut personrapporter i GIT där du kan selektera på alla medlemmar eller specifika medlemskategorier som har aktiverade avgifter = betalda avgifter. (finns i nya GIT från 20 september).

I Min Golf sker aktiveringen direkt. Via FINQR kan det ta några dagar men sköts även där automatiskt. Detta innebär alltså att du slipper allt manuellt arbete med aktivering av medlemmar i GIT.

Väljer du traditionell fakturering med betalning via bankgiro behöver du även fortsatt manuellt aktivera medlemskapen i takt med att dina medlemmar betalar fakturorna.

Min Golf: Familjemedlemmar kan ge varandra möjlighet att betala varandras avgifter förutsatt att de tillhör en familjegrupp. Inget maxbelopp för familjer kan ställas in.

FINQR: Familjefakturering är möjlig. Då samlas alla avgifter för medlemmarna i familjegruppen automatiskt på en och samma faktura. Maxbelopp för familjer kan ställas in.

Min Golf: Vårdnadshavare kan i Min Golf ställa in om deras underåriga har rätt att betala sina avgifter eller ej. Vårdnadshavaren kan alltid betala för underårig. Finns det fler Vårdnadshavare så kan samtliga betala avgifterna. Funktionen Fakturamottagare anges på Vårdnadshavare i GIT om det finns fler Vårdnadshavare.

FINQR: Med funktionen Fakturamottagare i GIT kommer fakturor framöver till underårig att skickas till den av Vårdnadshavarna som är angiven som fakturamottagare. (den funktionen kommer under våren 2023, vi återkommer med mer information när funktionen är på plats) Om klubben familjefakturerar kommer den underårige automatiskt med på familjens samlingsfaktura.