Senast uppdaterad:

Skriv ut

Medlemsuppgifter

Det finns många uppgifter som knyts till en medlem. Med begreppet medlemsuppgifter menas information om medlemskapet, giltighet, hemmaklubb, utträde m.m.

När man sökt fram personen visas personbilden direkt eller ett antal personer som stämmer med sökvillkoren, markera aktuell person och klicka på knappen Egenskaper.

Under fliken medlemsuppgifter registreras den viktiga medlemskapstypen, det vill säga under vilka villkor som medlemmen får spela och medlemskapstypen styr också årsavgifter (spel- och medlemsavgift).

Fliken visas inte, om man inte har lagt till klubbrelationen Medlem.
Asterisken till höger om ett fältnamn, betyder att fältet är obligatoriskt och måste fyllas i.

 

Medlemsnr kan användas för de klubbar som använder Medlemsnr.

Välj ett Inträdesdatum om det inte är dagens datum.
Medlemskapstypen sätts eller ändras med knappen Medlemskapstyp. En ny dialogruta öppnas där du väljer medlemskapstyper i ett listfält. De avgifter som kopplats till respektive medlemskapstyp då tilldelas avgifter på medlemmen (om man kopplat avgifter till sina medlemskapstyper). Väljer man fel medlemskapstyp och byter till en annan måste man gå in under avgiftsfliken och ”manuellt” ta bort den avgift som lades till första gången, genom den automatiska kopplingen.

Du måste också ange ett Giltighetsdatum för hur länge medlemskapet skall gälla. Om medlemmen inte har ett giltighetsdatum ibockat räknas hen inte som aktiv medlem och får heller inte tidningen Svensk Golf och person kan inte logga in i Min Golf. Läs mer om förutsättningar för tidningen under rubriken Tidningen Svensk Golf ».

Kontrollera även den Ålderskategori som sätts automatiskt och visas nere till vänster.

I fältet Hemmaklubb markeras den egna klubben som hemmaklubb om medlemmen vill ha det så. Här visas också eventuella andra klubbar som personen är medlem i. Om man är medlem i en svensk klubb kan man inte ha en ej SGF ansluten klubb som hemmaklubb. 

I noteringsfältet, där du skriva en valfri kommentar för personen. T.ex. notera att person tecknat ett hösterbjudande. Noteringen kan sedan via personrapporter sökas fram, på så vis finns informationen på ett och samma ställe.

Om en medlem begär utträde ur klubben, skall man bocka i rutan Utträde och välja en Utträdesorsak och ett Utträdesdatum, läs mer nedan rubriken Avsluta medlemskap.

Avsluta Medlemskap och gör ett utträde på person Visa

När en medlem vill avsluta sitt medlemskap i klubben, registrerat man ett s.k. utträde med orsak till varför personen slutar och datum för önskat utträde ur klubben.

Utträde ur en golfklubb innebär inte att personen försvinner från systemet och som regel finns någon relation kvar (Före detta medlem, borttagen medlem eller dylikt). Kom ihåg att kontrollera uppgifterna under flikarna kapitalinsats och avgifter innan du anger utträde för medlemmen.

Under fliken Medlemsuppgifter bockar man i rutan Utträde och anger ett datum i Utträdesdatum. Välj också en utträdesorsak i listrutan.

Personen kommer att fortsätta vara medlem till dess medlemskapets giltighetsdatum är passerat. När giltighetsdatumet passerats kontrolleras om medlemmen har någon fakturerad eller obetald avgift eller kapitalinsats (lån, aktie, spelrätt) till klubben. Om så är fallet ändras klubbrelationen till Före detta medlem. I övriga fall ändras klubbrelationen till Borttagen medlem.

Att tänka på vid utträde av medlem

  • En klubb eller anläggning kan bara avsluta medlemskap för egna medlemmar.
  • För att kunna avsluta ett medlemskap måste du vara inloggad på en organisationsenhet av typen Klubb.
  • Om en person är medlem i flera klubbar och vill avsluta andra medlemskap måste han/hon kontakta respektive klubb.
  • Inaktivera (bocka ur krysset i A kolumen) ev. spelavgift i avgiftsfliken så att inte medlemmen får fortsatt fritt spel.
  • Personen kommer att fortsätta vara medlem till dess medlemskapets giltighetsdatum är passerat. När giltighetsdatumet passerats kontrolleras om medlemmen har någon fakturerad eller obetald avgift eller kapitalinsats till klubben, eller om personen har lån till klubben. Om så är fallet ändras klubbrelationen till Före detta medlem. I övriga fall ändras klubbrelationen till Borttagen medlem.

Personer som begärt utträde finns kvar i medlemsregistret tills giltighetsdatum har passerats.
Här beskrivs hur dessa personer hanteras i olika situationer:

Dialogen Sök person
Om giltighetsdatum inte har passerats kvarstår personen som medlem till dess att man passerat aktuellt datum. Detta står också i den info som kommer fram vid utträdet: "Personen kommer att kvarstå som medlem t.o.m. ÅÅÅÅ-MM-DD". Följaktligen kommer då denna person att ge träff vid sökning på medlemmar, men inte på Före detta medlem.

Om giltighetsdatum har passerats, sätts personen till Före detta medlem om det finns någon form av ekonomisk relation, annars till Borttagen medlem. Borttagna ger inte träff vid sökning på före detta medlemmar. För närvarande finns ingen sökfunktion på Borttagna medlemmar som grupp.

SGF-statistiken
Eftersom en medlem som begär utträde kvarstår som medlem tills dess att giltighetsdatum passerats är han/hon per definition medlem fram till dess. Alltså ingår personen under aktiva i SGF-statistiken.
Förutsättningen är naturligtvis att vederbörande har en SGF-kategori i grupperna A, AB, AG eller H. Före detta medlemmar kommer inte med i SGF-statistiken.

Övriga Rapporter
Samma förhållande gäller rapporter. Fram tills dess att giltighetsdatum passerats är personen medlem och kommer med på rapporter.

Alltså, vid registrerat utträde är personens giltighetsdatum avgörande. Har datumet inte passerats är personen medlem i alla avseenden, oavsett avgifter, kapitalinsatser och deras status fram tills dess att datum passerats. GIT ändrar med automatik personens relation till Före detta eller Borttagen när datumet passerats.
Om giltighetsdatum är passerat sätts personen till Före detta om det finns någon ouppklarad ekonomisk relation, annars till Borttagen.

Radera Person Visa

Det kan bli aktuellt att ta bort en person ur GIT om personen har avlidit, om personen blivit felaktigt registrerad, eller om personen har ångrat sig och inte vill fullfölja sin medlemsansökan.

För att en person ska kunna tas bort ur GIT måste följande villkor vara uppfyllda:
Ingen ekonomisk relation till den egna organisationsenheten
Ingen relation till annan organisationsenhet
Inga bokningar framåt i tiden på någon organisationsenhet
Ej registrerad på några uppdrag på en organisationsenhet
Ej registrerad som deltagare i någon tävling framåt i tiden på någon organisationsenhet
Inga avgifter som är aktiverade eller betalda och som fortfarande är giltiga på någon organisationsenhet
Om ett eller flera av dess villkor inte är uppfyllda visas information om detta i fönstret Borttag av poster. Innan personen kan tas bort måste relationer, bokningar, avgifter, uppdrag tas bort.

Vad händer när en person tas bort ur GIT?
Om en person har en spelrätt blir personen f.d. medlem och kan inte raderas. Lika som för lån. Kapitalinsatsen måste tas bort innan personen kan raderas.

Om personen är registrerad som kontaktperson och det finns minst en person kvar i familjegruppen som är medlem i den aktuella klubben flyttas markeringen för kontaktperson automatiskt över till denna person. Om mer än en person uppfyller villkoren för att bli kontaktperson blir den äldsta personen i familjegruppen automatiskt kontaktperson.

Om personen har en markering om tidning (Svensk Golf) under fliken Familjegrupp kontrolleras om en annan person i familjegruppen uppfyller villkoren för att få tidningen. Om sådan person finns flyttas markeringen automatiskt till denna person. Om mer än en person uppfyller villkoren ställs tidningen ut på den nya kontaktpersonen i första hand, och den äldsta personen i andra hand.

Uppgifter som registreras och sparas när en person tas bort ur GIT:
Följande uppgifter sparas:

Personnr
Golf-ID
Namn
HCP
Datum för senast kända HCP
Utträdesdatum
Datum för borttag
Uppgifter om personer som raderas och har Utträdesorsak = Avliden sparas ej.

Golf-ID och namn för den person som tas bort
Golf-ID för den person som tagit bort annan person
Datum och klockslag när personen togs bort
Vilken organisationsenhet den person som tagit bort annan person är inloggad på vid den aktuella tidpunkten

När fönstret Person öppnas gör du så här för att ta bort en person:
Välj fliken Medlemsuppgifter.
Ändra datumet i rutan Giltig t o m till ett datum som är tidigare än dagens datum.
Markera Utträde i grupprutan med samma namn och svara Ja på frågan om du vill fortsätta.
Välj Övrigt som utträdesorsak.
Klicka på Verkställ.
Klicka sedan på Radera person i fönstrets nedre högra del.
Fönstret Person stängs och det bakomliggande fönstret Sök person visas. Tryck på F5 för att uppdatera informationen i listan Sökresultat person. Den person som är markerad i listan och som har tagits bort försvinner nu.

Automatisk rensning av medlemsregister i GIT Visa

En gång om året under första halvan av januari, kommer vi att radera personer i GIT.
Innan rensning kommer vi, för personer som är registrerade med personnummer, att spara undan vissa uppgifter i en separat databas. Uppgifter som sparas är:
Personnummer, Golf-ID, HCP, senast kända HCP-datum, Utträdesdatum och Rensningsdatum.
Detta innebär att om en person önskar återkomma till golfen och klubben registrerar den återkommande golfaren med personnummer så kommer golfaren att återfå sitt tidigare Golf-ID och klubben kommer att se dennes senast kända HCP.

Personer som raderas är:
Personer som saknar relation till organisationsenhet (t.ex. Golfklubb eller Intresseorganisation) och vars senaste Utträdesdatum och Giltighetsdatum är passerat med minst 2 år vid senaste årsskiftet.

Personer som inte raderas är:
Personer som är köande, äger kapitalinsats, innehar skåp, är kontaktperson för företag, är kontaktperson för klubb, innehar giltigt uppdrag eller innehar giltigt introduktionskort.

Vi raderar heller inte spelare som har en bokad starttid eller en tävlingsanmälan framåt i tiden. Detta trots att spelaren kanske uppfyller alla övriga krav för att raderas.

Enligt Personuppgiftslagen är alla registerägare skyldiga att hålla personregister som exempelvis medlemsregistren i GIT uppdaterade och aktuella. Personer som inte längre har en avtalsmässig relation till golfklubben/golfbolaget måste därför tas bort. Med ”relation” menas exempelvis att personen har kvar sitt medlemslån eller spelrätt trots att golfaren inte längre är medlem. ”Gamla” kunder och medlemmar får sparas under en begränsad tid efter att relationen upphört. Det är tillåtet att följa upp en gammal relation och försöka återvärva medlemmen/kunden. I GIT:s fall har vi satt den här tiden till 12 månader (=klubben kan inte längre få ut personen på rapporter). Om personen inte haft någon relation med någon klubb senaste 24 månaderna kommer personen att raderas i GIT.

Men, enligt HCP-bestämmelserna i golfsporten är vi skyldiga att spara uppgifter om en golfspelares HCP under längre tid. När han/hon återvänder till golfsporten ska det gå att få fram vad spelaren hade för senaste HCP. Vi har också sett ett stort värde i att inte återanvända Golf-ID.
I GIT:s databas kommer därför personnummer, Golf-ID, HCP och senast kända datum för HCP-justering att sparas undan i en särskild arkivtabell. Därmed blir det möjligt att om en person återkommer till golfen, och klubben registrerar den återkommande golfspelare med personnummer, att återaktivera tidigare Golf-ID och se golfspelarens senaste HCP-notering.

Årlig kontroll av automatiskt utträde i slutet av varje år
Vi kommer att sätta automatiskt utträde på personer som inte haft ett aktivt medlemskap eller en ekonomisk relation med klubben de senaste 6 månaderna.
Dessa personer kommer att få utträdesorsak ”Avslutat medlemskap”. Denna utträdesorsak kan inte anges av klubben utan endast om det skett med automatik.
Detta kommer att genomföras under december 2012 och därefter en gång per år i december månad.

Förutsättning för att personer ska få ett automatiskt utträde:
Utträde sätts på alla personer både med och utan personnummer som uppfyller följande krav:
• Giltig t.o.m. datum är passerat med mer än 6 månader.
• Saknar ekonomisk relation med klubben. Med ekonomisk relation avses i detta fall
Har ingen kapitalinsats med status = Aktiverad
Har ingen kapitalinsats med status = Upplagd
• Kapitalinsatsens uppläggningsdatum ska vara passerat med 6 månader eller mer.
Har ingen giltig avgift med status = Aktiverad
Har ingen avgift med status = Upplagd.
• Avgiftens uppläggningsdatum ska vara passerat med 6 månader eller mer.
Har inga obetalda avgifter med status = Fakturerad.
Justeringar som kan ske vid åsättande av automatiskt utträde:
• Om personen är kontaktperson i en familjegrupp på den klubben flyttas markering till annan kontaktperson i familjegruppen.
• Om personen är med i en familjegrupp och har markering Tidning kontrolleras om någon annan person i familjegruppen uppfyller villkoren för att få tidningen
• Om personen är aktiv medlem i annan GK sätts den klubben som hemmaklubb
• Om personen saknar aktivt medlemskap i någon annan klubb sätts hemmaklubb till null. (Lika som det görs idag för personer som saknar aktivt medlemskap)
I detta projekt ingår även att vi inför begränsningar i ett antal rapporter.
Personer med äldre utträdesdatum än 12 månader tillbaka i tiden från att rapporten tas ut ska inte komma med i rapporterna. Det är endast utträdda personer som kommer med i rapporterna(idag kommer även medlemmar med). De rapporter som berörs är:
- Matrikel med in- och utträdesdatum Excel med primär e-post
- Matrikel med in- och utträdesdatum Excel
- Matrikel med in- och utträdesdatum
- Matrikel ny hemmaklubb
- Registerkontroll Excel
- Registerkontroll