Personbild

I följande avsnitt kommer vi att gå igenom delarna som vi möts av när vi tittar på en person i GIT. Vi kommer att titta på Personuppgifter, Aktivt medlemskap i andra klubbar, HCP-Status, klubbrelation och Kontaktuppgifter.

Nedanför hittar du mer information om delarna som visas i personbilden. Klicka på flikarna för att läsa mer.

Personuppgifter Visa

Överst till vänster står det "Personnummer: Finns" som upplysning, om man har registrerat med personnummer. Klubben kan aldrig visa eller ändra en persons personnummer när det en gång har registrerats. För att rätta eventuellt felaktiga personnummer alternativt lägga in ett personnummer för person som saknar, kontakta GIT-supporten.

Förnamn, Efternamn, och Nationalitet kan klubben justera, oavsett om personnummer finns inlagt eller inte. Om personnummer ej är angivet kan du som administratör ändra Kön och födelsedatum kan också justeras om det skulle blivit fel vid registreringen, tänk då på att Golf-id ändras, missa inte att meddela medlemmen nya golf-id. Om personen har bokningar av tider och artiklar, eller anmälningar till tävlingar, flyttas dessa automatiskt till det nya Golf-ID:et av systemet.

Relationer av typen medlemskap, köer, uppdrag, tidning, familjegrupper etc. i olika klubbar flyttas automatiskt till det nya Golf-ID:et av systemet.  

Personens Golf-ID sätts automatiskt av systemet det visas uppe till höger. Golf-ID består av födelsedatum + ett löpnummer som skiljer alla personer med samma födelsedatum.

Kontaktuppgifter Visa

Det är viktigt att alltid ha aktuella uppgifter om varje person, adress och telefonuppgifter mm. Varje medlem kan ändra sina egna uppgifter själv via  Min Golf, så informera medlemmarna om den möjligheten.

Adressflikar

En medlem kan ha flera adresser angivna i GIT, t.ex. faktura från klubben skall eventuellt skickas till medlemmens företagsadress. Se då till att adress är angiven i fliken Arbete och att bocka i rutan Faktura.
Tidningen Svensk Golf skickas till adressen som är angiven under fliken Bostad för medlemmen.

En formatkontroll (t.ex. +46586123456) av telefonnr har införts för att man skall kunna använda mobilnr för SMS-meddelanden, samt att telefonnr är komplett inför samarbetet med de Norska, Finska och Danska golfsystemen.
Formatkontroll av e-postadresser spärrar versaler (stora bokstäver) och andra ej tillåtna specialtecken. Samma kontroller är införda på Min Golf.

E-post

Det är viktigt att ha rätt epost-adress till medlemmarna. Då kontakten mellan klubb och medlemmarna sker via mail t.ex. via nyhetsbrev osv.

Ändra e-postadress

1. Ersätt den tidigare e-postadressen med aktuell e-postadress i fältet Privat eller Arbete, eller bådadera, i grupprutan Kontaktuppgifter. Var noga med att rätt e-postadress står angiven som Primär.
2. Klicka på Verkställ för att spara ändringarna utan att stänga fönstret Person.

Om personen vars e-postadress har ändrats har ett användarkonto och en tidigare registrerad e-postadress skickas ett e-postmeddelande till den tidigare e-postadressen med följande information:
• Att en ändring av e-postadressen har utförts.
• Namn på den person som har utfört ändringen.
• Den tidigare och nu aktuella e-postadressen.
• För att kunna ändra en e-postadress måste klubbadministratören vara tilldelad ett uppdrag som inkluderar denna specifika systemrättighet.
• En persons e-postadress kan endast ändras om personen för vilken ändringen ska ske själv saknar systemrättigheter, eller om personen endast har systemrättigheter på den organisationsenhet som klubbadministratören själv är inloggad på.
• Om dessa villkor inte är uppfyllda visas ett meddelandefönster med information om vilka organisationsenheter som personen har rättigheter i, och att e-postadressen inte kan ändras. För att e-postadressen ska kunna ändras i detta läge måste den berörda personen själv utföra ändringen via webbgränssnittet. Om detta inte är möjligt måste de organisationsenheter som personen har rättigheter i kontaktas för att tillfälligt ta bort de uppdrag som är tilldelade personen. Först därefter kan klubbadministratören på den organisationsenhet som personen är medlem i ändra e-postadressen.

 

Aktivt medlemskap i andra klubbar, HCP-Status och Klubbrelation Visa

Aktivt Medlemskap i andra klubbar

Längst upp till höger i fältet Aktivt Medlemskap i andra klubbar visas information om andra klubbar som personen är aktiv medlem i.

Bokstaven A efter klubbnamnet betyder att spelaren har ett Aktivt medlemskap, medan AB betyder Aktiv Begränsat medlemskap i angiven klubb. Detta kan vara bra att överblicka om de t.ex. kommer en spelare från en klubb som ni har Greenfee-samarbete med och priset inte blivit korrekt. Det är via status som ett Greenfee-samarbete är uppbyggt genom. Genom att ni kommit överens med andra klubben vilken/vilka statusar som skall inkluderas i samarbetet, detta ställs in i en s.k klubbgrupp som sedan läggs in i en avgiftsregel i greenfee-artikeln. 

Klubbrelation

När man har skapat en person skall man normalt registrera en eller flera klubbrelationer för medlemmen.

En person är antingen Medlem, Köande eller inget av dessa alternativ, t.ex. kontaktpersoner på företag eller administratörer som inte är medlemmar.
Markera aktuellt alternativ i listrutan och klicka på Lägg till.

Man kan vara både medlem och köande t.ex. en medlem som köar till en vagnplats. I listrutan Relation visas dessa val samt även andra relationer som kan finnas.
Golfklubben som la upp personen en gång i tiden visas alltid i rutan Relationen. Därtill kan andra relationer mellan personen och din klubb visas t.ex. person har kapitalinsats i klubben, person har uppdrag (inlogg till klubbens GIT).

HCP-Status

Personens HCP-Status visas, om spelaren innehar EGA Handicap och registrerar 4 ronder (föranmälda/tävling) då slår statusen per automatik om till EGA Tävlingshandicap. Klubbens Handicapkommitté har rätten att besluta att en spelare skall erhålla EGA Tävlingshandicap, trots att de inte har 4 registrerade ronder, kontakta GIT-Supporten för att få hjälp.

Hantera kö för person Visa

I GIT finns funktion för att hantera kö och du kan även koppla avgifter till köande personer. Köerna kan handla om annat än medlemskap t.ex. kö till klädskåp m.m.

Sök fram person som du vill lägga till i en Kö.
Eventuella köuppgifter visas under fliken Köuppgifter, fliken visas bara om personen står i någon kö.

GIT-systemet innehåller även en funktion för att hantera köer av olika slag. Det vanligaste är en kö för att bli medlem i en klubb, men man kan också ha köer till t.ex. ett bagskåp eller ett klädskåp.

Man kan ha flera köer för olika typer av medlemskap och en separat kö för att registrera nybörjare som påbörjat utbildning men ännu inte blivit medlemmar. Under Administration»Inställningar Klubb»Kötyper skapar du en eller flera kötyper.

Registrera kömedlem

I fältet Klubbrelation bläddrar man fram Köande och klickar på Lägg till för att därefter välja vilken typ av kö under fliken Köuppgifter, som visas när man lagt till körelationer.
Under fliken Köuppgifter ser man de köer som medlemmen står i samt vilken Köplats personen har för tillfället. Man ser vilken Kötyp och Anmälningsdatum samt eventuell Notering som man har gjort.

För att lägga in en person i en ny kö klickar man på knappen Nytt.

Här väljer du Kötyp och Anmälningsdatum och Anmälningstid samt en Notering. Flera personer som ställs i kön samma dag särskiljes med klockslaget.

Om du har en köavgift bockar du i fältet Lägg till köavgift och priset sätts automatiskt enligt avgiftsreglerna.
Klicka på Spara för att lägga in personen i kön.
Systemet håller reda på platserna i kön som alltid visas från 1 och uppåt. För att ta bort en person ur en kö markerar du aktuell kö och klickar på Egenskaper varvid samma dialogruta visas. Klicka på knappen Radera köplacering för att ta bort personen ur kön. Resterande personer uppdateras med nya köplatser.

Tips... De finns särskilda rapporter för Kö-hanteringen. Dessa hittar du bland Personrapporter.

Redigera kömedlem

Information om hur aktören ändrar Köuppgifter eller raderar en person från en kö. Raderar aktören personen från en kö försvinner automatiskt fliken Köuppgifter förutsatt att personen inte finns med i någon annan kö.

  1. Markera en kötyp i listan och klicka på Egenskaper. Uppgifter om den aktuella kön visas i fönstret Köplacering.
  2. Ändra Anmälningsdatum, Anmälningstid eller Notering.
  3. Klicka på Spara. Fönstret Köplacering stängs.

Ta bort person från kö

  1. Markera en kötyp i listan och klicka på Egenskaper. Uppgifter om den aktuella kön visas i fönstret Köplacering.
  2. Klicka på Radera köplacering och svara Ja på frågan om du vill ta bort personen ur den aktuella kön.

Alla personer som "ligger bakom" den person som raderas från kön, flyttas fram ett steg.
När man tar bort en person från en kö och personen inte finns med i någon annan kö, försvinner fliken Köuppgifter från personbilden.