Senast uppdaterad: 2024-02-26

Personer som inte haft ett aktivt medlemskap eller en ekonomisk relation med klubben de senaste 6 månaderna får ett automatiskt utträde.

Dessa personer får utträdesorsak ”Avslutat medlemskap”. Denna utträdesorsak kan inte anges av klubben utan ges endast om det skett med automatik.

Denna automatiska kontroll och avslut av medlemskap genomförs en gång per år, i december.

Vilka kriterier gäller?

Utträde sätts på alla personer med eller utan personnummer, som uppfyller följande:

✓ Giltigt till och med- datum är passerat med mer än 6 månader.

✓ Saknar ekonomisk relation med klubben. Med ekonomisk relation avses i detta fall:
 - Har ingen kapitalinsats med status = Aktiverad eller Upplagd
 - Kapitalinsatsens uppläggningsdatum ska vara passerat med 6 månader eller mer.
 - Har ingen giltig avgift med status = Aktiverad
 - Har ingen avgift med status = Upplagd. (Avgiftens uppläggningsdatum ska vara passerat med 6 månader eller mer)
 - Har inga obetalda avgifter med status = Fakturerad.

Möjliga undantag vid automatiskt utträde, där person ej rensas:
✓ Om personen är kontaktperson i en familjegrupp på aktuell klubb flyttas markering till annan person i familjegruppen

✓ Om personen är aktiv medlem i en annan golfklubb sätts den klubben som hemmaklubb

✓ Om personen saknar aktivt medlemskap i någon annan klubb sätts hemmaklubb till null. (Det görs idag även för personer som saknar aktivt medlemskap)

✓ Om personen är vårdnadshavare


Begränsningar i ett antal rapporter
Personer med utträdesdatum än 12 månader tillbaka i tiden från att rapporten tas ut ska inte komma med. Det är endast utträdda personer som kommer med i rapporterna (idag kommer även medlemmar med). De rapporter som berörs är:
 - Matrikel med in- och utträdesdatum Excel med primär e-post
 - Matrikel med in- och utträdesdatum Excel
 - Matrikel med in- och utträdesdatum
 - Matrikel ny hemmaklubb
 - Registerkontroll Excel
 - Registerkontroll

Under första halvan av januari varje år raderas inaktiva personer i GIT. Innan rensningen sparas vissa uppgifter för personer som är registrerade med personnummer. Uppgifter som sparas är personnummer, Golf-ID, HCP, senast kända HCP-datum, utträdesdatum och rensningsdatum.

Detta innebär att när en person önskar återkomma till golfen och klubben registrerar denna med personnummer, kommer personen att återfå sitt tidigare Golf-ID. Klubben kommer också att se personens senast kända HCP.

Personer som raderas är:
Personer som saknar relation till en organisationsenhet (till exempel golfklubb eller intresseorganisation) och vars senaste utträdesdatum och giltighetsdatum är passerat med minst 2 år vid senaste årsskiftet.

Personer som inte raderas är:
Personer som är köande, äger kapitalinsats, innehar skåp, är kontaktperson för företag, är kontaktperson för klubb, innehar giltigt uppdrag, är vårdnadshavare eller innehar giltigt introduktionskort.

Spelare som har en bokad starttid eller en tävlingsanmälan framåt i tiden raderas inte. Detta trots att spelaren kanske uppfyller alla övriga krav för att raderas.

 Enligt Personuppgiftslagen är alla registerägare skyldiga att hålla personregister som exempelvis medlemsregistren i GIT uppdaterade och aktuella.
Personer som inte längre har en avtalsmässig relation till golfklubben/golfbolaget måste därför tas bort. Med ”relation” menas exempelvis att personen har kvar sitt medlemslån eller spelrätt trots att golfaren inte längre är medlem.
”Gamla” kunder och medlemmar får sparas under en begränsad tid efter att relationen upphört. Det är tillåtet att följa upp en gammal relation och försöka återvärva medlemmen/kunden. I GIT:s fall har vi satt den här tiden till 12 månader (efter detta kan klubben inte längre få ut personen på rapporter).
Om personen inte haft någon relation med någon klubb senaste 24 månaderna kommer personen att raderas i GIT.
Men, enligt HCP-bestämmelserna i golfsporten är vi skyldiga att spara uppgifter om en golfspelares HCP under längre tid. När han/hon återvänder till golfsporten ska det gå att få fram vad spelaren hade för senaste HCP. Vi har också sett ett stort värde i att inte återanvända Golf-ID.
I GIT:s databas kommer därför personnummer, Golf-ID, HCP och senast kända datum för HCP-justering att sparas undan i en särskild historik. Därmed blir det möjligt för en person som återkommer till golfen, och registreras med personnummer, att återaktivera tidigare Golf-ID. Klubben kan också se golfspelarens senaste HCP-notering.