Det finns fem typer av artiklar i GIT: avgift, boende & ställplats, dagsuthyrning, långtidsuthyrning och kapitalinsats. Artiklarna används i olika sammanhang och deras egenskaper styrs av vilken artikeltyp du väljer. De vanligaste artiklarna är de avgifter som ingår i årsfaktureringen – exempelvis spel-, medlems- och skåpavgift. Andra centrala artiklar är greenfee samt dagsuthyrning, som till exempel uthyrning av golfbil.
När du skapar en avgift är det viktigt att välja rätt artikeltyp, eftersom den avgör avgiftens egenskaper.
Du kan själv välja artikelnummer inom spannet 1–99 999, vilket är praktiskt om du redan har samma artikel i ditt ekonomisystem och vill att artikeln i GIT ska ha samma nummer. (gäller endast på nya avgifter som du skapar)
Allmänt om avgifter
Beroende på användningen kan samma typ av artikel vara antingen en avgift eller en artikel. Uthyrningsartiklar som bokas i tidbokningen är avgifter. Om du inte använder bokningsfunktionen för dessa artiklar kan de hanteras som fristående försäljningsartiklar, t.ex. en träningsavgift för vinterträning.
Alla avgifter och artiklar skall hänföras till både en Artikeltyp och en Artikelgrupp. Olika artikeltyper finns tillgängliga och dessa har olika egenskaper. Nedan följer ett urval av artikeltyper som används i flitigt i GIT:
- Spelavgift - Ger rätt att spela på klubbens bana/banor. Olika inställningar kan göras för när rättigheten kan nyttjas av medlem, t.ex. enbart vardagar. Läs mer: Spelavgift
- Spelavgift rond - (f.d. Spelavgift begränsad) Ger rätt att spela på klubbens bana/banor. Olika inställningar kan göras för när rättigheten kan nyttjas av medlem, t.ex. max antal ronder. Läs mer: Spelavgift rond
- Spelavgift credits - (Ny spelavgift från maj 2023) Ger rätt att spela på klubbens bana/banor. Olika inställningar kan göras för när rättigheten kan nyttjas av medlem och hur många credits varje starttid är värd Läs mer: Spelavgift credits
- Spelavgift för partners/hotell - Rättighet att spela på klubbens bana/banor, kopplas till en partner och kan nyttjas av flera olika personer (kunder/anställda/hotellgäster). Läs mer: Spelavgifter för partner.
- Avgift uthyrningsartiklar - (f.d Spelavgift Uthyrningsartiklar) Ger rättighet att hyra uthyrningsartikel på årsbasis, fungerar på liknande sätt som en spelavgift. En skillnad från en vanlig spelavgift är att avräkning av avgiften kan sättas på antal bokningar alternativt belopp som räknas av. Läs mer: Avgift uthyrningsartikel
- Medlemsavgift - Avgift som ger en medlem rättighet att delta i föreningsverksamheten och t.ex. rösträtt på årsmöte. Läs mer: Medlemsavgift
- Greenfee 3-7-4 - Prissättningsavgift av GF-avgift, namnet syftar till 3 säsonger - 7 dagar - 4 tidsperioder per dag. Bidrar till att öka prisvariationen för GF-priset. fr.o.m. priser visas i Min Golf. Läs mer: Greenfee 3-7-4
- Förbokningsavgift - Avgift som kan tas ut i samband med bokning. Klubben behöver ha avtal för webbetalning för att aktivera avgift. Läs mer: Förbokningsavgift
- Övriga avgifter - Kan användas som en "neutral" avgift t.ex. Tränings- eller städavgift. Artikeltypen ger möjlighet att skapa en negativ avgift. Läs mer: Övriga Avgifter
- Ställplats för husbil & husvagn - Kan användas för uthyrning för flera dagar. Kan läggas upp med möjlighet att bokas tillsammans med tidsbokning eller manuellt läggas upp i artikelschemat: Boende & ställplatser.
Att tänka på vid uppläggning av avgifter i GIT
Innan du lägger upp avgifter i systemet är det viktigt att noggrant tänka igenom klubbens avgiftsstruktur och bestämma vilka typer av avgifter som ska användas. Du skapar först en grundavgift som sedan anpassas till olika medlems- och ålderskategorier med hjälp av avgiftsregler. På så sätt kan antalet avgifter i systemet hållas nere, vilket förenklar det dagliga arbetet i GIT. Det är också bra att regelbundet gå igenom avgifter och artiklar som inte längre används och inaktivera dem.
Avgifter och medlemskategorier är nära kopplade till varandra. Först skapas medlemskategorierna, därefter kopplas specifika avgifter till respektive kategori (en avgift kan kopplas till flera medlemskategorier). Slutligen kan du ange eventuella avgiftsregler för dessa avgifter, vilket gör att samma avgift kan ge olika priser beroende på medlemmens ålder eller medlemskategori.
Vad innebär Spelrättighet?
Visa
På artikeltyp som innehåller namnet Spelavgift eller Greenfee kan en spelrättighet läggas på, vilket ger medlem eller gäst rätten att spela en viss bana.
För en medlem ger vanligtvis spelrättigheten rätt att spela på den egen bana utan att betala greenfee-avgift. Detta eftersom medlemmen betalar en engångsbelopp varje år (spelavgift ingår vanligtvis bland årsavgifterna) för att få tillgång till den egna banan.
Spelrättigheten kan beroende på artikeltyp också innehålla specifika begränsningar, t.ex. ger endast rättigheten att spela vardagar, ger två fria ronder osv. Därefter behöver greenfee-avgift erläggas.
En Greenfee-avgift innehåller också en spelrättighet men den ger t.ex. rättigheten att spela en banan under en dag.
Vad innebär avgiftsregel?
Visa
Avgiftsregel innebär undantag från att Grundavgiftsbeloppet skall erläggas.
Detta innebär samma artiklar kan användas till flera olika grupper (medlemskategorier) även om dessa grupper inte skall erlägga samma pris. T.ex. kan de handla om en spelavgift, som ger rättigheten att spela på banan 365 dagar om året, detta vill vi erbjuda oavsett om du är junior eller senior. Dock vill vi inte att dessa två (ålders)grupper ska behöva erlägga samma pris, därav kan vi skapa en avgiftsregel för gruppen som är juniorer (0-21 år).
På så vis kan vi ha en spelavgift som kan användas på flera grupper (t.ex. juniorer, seniorer, studerande, hedersmedlemmar) istället för att vi ska behöva skapa en ny spelavgift för varje grupp i klubben som betalar ett specifikt pris.
Skapa ny avgiftsregel
Klicka på knappen Skapa ny avgiftsregel för att skapa en ny regel. Eller symbolen med pennan vid respektive avgiftsregel för att ändra egenskaper.
Fyll i ett beskrivande Namn och Beskrivning. Man kan ta bort bocken i rutan Aktiv för att tillfälligt avaktivera avgiftsregeln. Urvalet definierar den delgrupp av personer som omfattas av denna avgiftsregel. Du anger urvalet på samma sätt som vid urval för reservationer.
I fältet Ny avgift anger du den lägre avgift som gäller för aktuellt urval.
Fälten Period, Inträffar och Daglig frekvens är inte aktuella för en spelavgift varför de är nedtonade. Spelavgift definieras av Artikeltypen = Spelavgift.
Klicka på Spara för att spara avgiftsregeln. För att radera en regel klickar du på symbolen med soptunnan i listan för avgiftsregler.
Bra att tänka på...
• Du kan bara ange en lägre avgift än grundavgiften.
• Du kan skapa ett stort antal avgiftsregler med hjälp av ålderskategori och medlemskapstyp.
• En avgiftsregel kan inte styra om avgift är familjerabattgrundande.
• Om du skapar nya medlemskategorier eller ålderskategorier, måste man kontrollera om några avgiftsregler behöver kompletteras eller justeras.
Kan jag ta bort en avgift som används i GIT?
Visa
Du kan inte ta bort en avgift som används i GIT. Om man inte vill att avgiften längre skall kunna användas klickar man bort bocken i rutan Aktiv. Detta innebär att avgiften finns kvar men den kan inte användas i GIT. Man återaktiverar en avgift genom att bocka i rutan Aktiv igen.