Medlem och klubbinfo i GIT

7. Om en medlem begär utträde ur klubben, bockar du i Utträde och väljer Utträdesorsak. Utträdesdatum, blir alltid samma som giltighetsdatumet.

När en medlem vill avsluta sitt medlemskap i klubben, registrerar du ett utträde med orsak till varför personen slutar.

Utträdes datumet sätts automatiskt till samma datum som giltighetsdatumet. Om du vill att medlemmen ska sluta tidigare än det nuvarande giltighetsdatumet, måste du först ändra giltighetsdatumet till det datum du vill att medlemskapet ska upphöra. Därefter gör du utträdet. Utträdesdatumet kommer alltid att matcha det giltighetsdatum som är satt.

Utträde ur en golfklubb innebär inte att personen försvinner från systemet utan oftast finns någon relation kvar, som före detta medlem, borttagen medlem eller liknande.

Kom ihåg att kontrollera uppgifterna under flikarna Kapitalinsats och Avgifter innan du anger utträde för medlemmen.

Personen kommer att fortsätta vara medlem till dess medlemskapets giltighetsdatum är passerat.

När giltighetsdatumet passerats kontrolleras om medlemmen har någon fakturerad eller obetald avgift eller kapitalinsats (lån, aktie, spelrätt) till klubben. Om så är fallet ändras klubbrelationen till Före detta medlem. I övriga fall ändras klubbrelationen till Borttagen medlem.

✓ En klubb eller anläggning kan bara avsluta medlemskap för egna medlemmar. För att kunna avsluta ett medlemskap måste du vara inloggad på en organisationsenhet av typen Klubb.

✓ Om en person är medlem i flera klubbar och vill avsluta andra medlemskap måste han/hon kontakta respektive klubb.

✓ Inaktivera (bocka ur krysset i Aktiv kolumnen) eventuell spelavgift under fliken Artiklar och avgifter så att medlemmen inte får fortsatt fritt spel.

✓ Utträdesdatumet sätts alltid till samma dag som medlemskapets giltighetsdatum. Om du vill att utträdet ska ske tidigare, måste du först ändra giltighetsdatumet till det önskade datumet. När utträdet är gjort kontrolleras om medlemmen har någon fakturerad eller obetald avgift eller kapitalinsats till klubben, eller om personen har lån till klubben. Om så är fallet ändras klubbrelationen till Före detta medlem. I övriga fall ändras klubbrelationen till Borttagen medlem.

Här beskrivs hur aktuella personer hanteras i olika situationer:

Dialogen Sök person

Om giltighetsdatum inte har passerats kvarstår personen som medlem till dess att man passerat aktuellt datum. Detta står också i den info som kommer fram vid utträdet: "Personen kommer att kvarstå som medlem t.o.m. ÅÅÅÅ-MM-DD". Personen kommer till dess att ge träff vid sökning på Medlemmar, men inte på Före detta medlem.

När giltighetsdatum har passerats sätts personen till Före detta medlem om det finns någon form av ekonomisk relation, annars till Borttagen medlem.

Borttagna medlemmar ger inte träff vid sökning på Före detta medlemmar. För närvarande finns ingen sökfunktion på Borttagna medlemmar som grupp.

SGF-statistiken

En medlem som begär utträde kvarstår som medlem tills dess att giltighetsdatum passerats. Ska utträde ske tidigare ska giltighetsdatumet först ändras till aktuellt datum för utträde.  Medlemmen är per definition medlem fram till dess giltighetsdatumet passerats, och ingår under Aktiva i SGF-statistiken.

Förutsättningen är naturligtvis att vederbörande har en SGF-kategori i grupperna A, AB, AG eller H. Före detta medlemmar kommer inte med i SGF-statistiken.

Övriga Rapporter

Samma förhållande gäller rapporter. Fram tills att giltighetsdatum passerats är personen medlem och kommer med på rapporter.

Utträdes- och  giltighetsdatum blir alltid samma vid utträde. Har datumet inte passerats är personen medlem i alla avseenden, oavsett avgifter, kapitalinsatser och deras status, fram tills dess att datum passerats.

GIT ändrar med automatik personens relation till Före detta medlem eller Borttagen medlem när datumet passerats.

Om giltighetsdatum är passerat sätts personen till Före detta medlem om det finns någon ouppklarad ekonomisk relation, annars till Borttagen medlem.

8. Ändra hemmaklubb: I fältet Hemmaklubb markeras den egna klubben som hemmaklubb om medlemmen vill. Här visas också eventuella andra klubbar som personen är medlem i.

Det är också här du kan ändra hemmaklubb. Om man är medlem i en svensk klubb måste man ha en SGF-ansluten klubb som hemmaklubb.

9. Aktivt medlemskap i andra klubbar visar om golfaren har medlemskap i andra klubbar.

10. Golf-ID skapat, går ej att redigera. För alla golfare som var medlemmar i en klubb när klubben flyttade sitt medlemsregister till GIT 2004 sätts datum 2004-05-01.

Obs! Denna funktion finns ännu inte i nya GIT.

Om en personen har avlidit, blivit felaktigt registrerad, eller har ångrat sig och inte vill fullfölja sin medlemsansökan, kan det bli aktuellt att ta bort den ur GIT.

För att en person ska kunna tas bort ur GIT måste följande villkor vara uppfyllda:

✓ Ingen ekonomisk relation till den egna organisationsenheten
✓ Ingen relation till annan organisationsenhet
✓ Inga bokningar framåt i tiden på någon organisationsenhet
✓ Ej registrerad på några uppdrag på en organisationsenhet
✓ Ej registrerad som deltagare i någon tävling framåt i tiden på någon organisationsenhet    
✓ Inga avgifter som är aktiverade eller betalda och som fortfarande är giltiga på någon organisationsenhet
✓ Om ett eller flera av dess villkor inte är uppfyllda visas det i fönstret.

Innan personen kan tas bort måste relationer, bokningar, avgifter och uppdrag tas bort.

Vad händer när en person tas bort ur GIT?

Om en person har en spelrätt blir personen Före detta medlem och kan inte raderas. Detsamma gäller för aktiva lån. Kapitalinsatsen måste tas bort innan personen kan raderas.

Om personen är registrerad som kontaktperson och det finns minst en person kvar i familjegruppen som är medlem i den aktuella klubben, flyttas markeringen för kontaktperson automatiskt över till denna person.

Om mer än en person uppfyller villkoren för att bli kontaktperson blir den äldsta personen i familjegruppen automatiskt kontaktperson.

Följande uppgifter sparas när en person tas bort ur GIT:
✓ Personnummer
✓ Golf-ID
✓ Namn
✓ HCP
✓ Datum för senast kända HCP
✓ Utträdesdatum
✓ Datum för borttag
✓ Golf-ID och namn för den person som tas bort
✓ Golf-ID för den person som tagit bort annan person
✓ Datum och klockslag när personen togs bort
✓ Vilken organisationsenhet personen som tagit bort annan person är inloggad på vid den aktuella tidpunkten

Uppgifter om personer som raderas och har Utträdesorsak = Avliden sparas ej.

Så här gör du för att ta bort en person:
✓ Gå till Personbilden > Medlem och klubbinfo
✓ Ändra datumet i rutan Giltig t o m till ett datum som är tidigare än dagens datum
✓ Välj fliken Utträde
✓ Markera Utträde i grupprutan med samma namn.
✓ Välj Övrigt som Utträdesorsak.
✓ Välj Utträdesdatum
✓ Välj Spara

Under fliken Övrigt kan du skriva en valfri kommentar om personen. Till exempel notera att personen tecknat ett högsterbjudande. Noteringen kan sedan sökas fram via personrapporter och på så vis finns informationen på ett och samma ställe.