Artiklar och avgifter
Under fliken Artiklar och avgifter visas de avgifter som är kopplade till en specifik person.
I den översta boxen visas alla aktiva avgifter vars Giltigt t.o.m.-datum inte har passerats med mer än tre månader. Här visas även avgifter med status Upplagd samt avgifter som saknar Giltigt t.o.m.-datum och har status Fakturerad.
I den undre boxen hittar du Avgiftshistorik, klicka på pilen för att se alla avgifter som har ett Giltigt t.o.m. datum som är passerat med mer än 3 månader.
Olika typer av avgiter och artiklar
Det finns flera olika typer av avgifter som kan kopplas till en medlem, till exempel årsavgift, städavgift och skåpavgift. Läs under rubriken Ekonomi » Hantera artikel »Skapa ny avgift » hur man skapar avgifter.
Genom att klicka på respektive kolumnrubrik kan du sortera uppgifterna i kolumnen. Du kan även klicka på avgiftsnamnet, som är markerat med understrykning, för att visa detaljer om avgiften. Här kan du endast se information och inte göra några ändringar.
Vill du justera en avgift görs detta under Ekonomi » Hantera artiklar.
Rubrikerna har följande betydelse:
- Avgiftsnamn: Namnet på avgiften
- Avgiften: Avgiftsbeloppet
- Status: Vi upplägg av avgiften får avgiften status Upplagd. När den är aktiverad (se punkt 10) så får den status Aktiverad. Klickar man sedan ur rutan Aktiv blir status Inaktiverad.
- Upplagd: Datum när avgiften läggs upp.
- Fakturerad: Faktureringsdatum
- Aktiverad: Aktiveringsdatum
- Giltig t.o.m.: Giltighetsdatum hämtas från definitionen av respektive artikel vid tilldelningen och visar hur länge artikeln är giltig för medlemmen.
- Krediterad: Visar datum när artikeln krediterades
- Förfallodatum: Visar förfallodatum om det finns angett på avgiften.
- Restbelopp: Om det finns ett belopp kvar att betala eller fakturera.
- Aktiv: När man har betalat avgiften (fakturerat med automataktivering) sätts en bock i fältet A (Aktiverad). Är rutan i bockad är artikeln aktiv
- Penna: Nyttjandegrad (för Spelavgift rond eller Spelavgift credits) eller skåp.
- Ta bort: Radera artikeln
- Expandera för fakturahistorik: För information om fakturahistorik på artikeln.
När en medlemskategori registreras eller ändras läggs de avgifter som är kopplade till den valda medlemskategorin automatiskt till på medlemmen, förutsatt att avgifterna är markerade vid sparande av medlemskategorin.
Lägg till avgifter
Klicka på Lägg till avgift för att söka fram nya enstaka avgifter som du vill knyta till medlemmen. På samma sätt klickar du på Lägg till skåp för att lägga till skåp på medlemmen. Läs mer här om att lägga till skåp på person.
Avgift med status upplagd kan alltid raderas, men du kan aldrig ta bort en avgift som är aktiverad eller krediterad. Läs mer här om regler kring att radera avgift på person.
Alla bokningar (passerade och framtida) som är kopplade till en artikel av typen Spelavgift kopplas om till greenfee vid inaktivering av en spelavgift. Så då går det att radera den inaktiverade spelavgiften så länge som den inte har varit fakturerad. Om avgiften har varit fakturerad får du felmeddelandet ” Du kan inte ta bort en avgift som har varit fakturerad”.
Under personrapporter finns rapport för en avgiftsförteckning GIT .avgifter.rpx. Årsavgifter som skall debiteras för varje år tilldelas i faktureringsrutinen för ett antal medlemmar i taget se Fakturering » Tilldela avgifter eller lån ».
Regler kring radera avgift på person
Visa
Syftet med de ändringar som är gjorda är att det alltid ska finnas spårbarhet för avgifter som blivit fakturerade eller där fakturaunderlag har skapats. Istället för att radera fakturor och underlag ska dessa alltid krediteras, detta skapar full spårbarhet.
Avgifter med status:
Upplagd - kan alltid raderas men loggas och du har två alternativ.
Krediteras: Använd detta alternativ om du bokför årsavgifter som kundfordran i ditt ekonomiprogram. Krediterade avgifter visas förutom på fliken Summering och Detaljrader också på fliken Bokföringsunderlag i rapporten Upplagda avgifter.
Annulleras: Välj detta alternativ i andra fall. Annullerade avgifter hittar du i rapporten Upplagda avgifter under flikarna Summering och Detaljrader.
Oavsett val måste du ange en orsak till borttagningen som också loggas.
Aktiverad – Kan ej raderas när avgiften varit fakturerade eller krediterade
En avgift som aldrig har varit fakturerad eller krediterad kan raderas
Fakturerad (faktura eller fakturaunderlag skapat) – Kan ej raderas
Krediterad – Kan ej raderas
Inaktiverad – Kan raderas
Det går att inaktivera avgifter som har varit fakturerade (och krediterade).
Inaktiverade avgifter som har varit fakturerade eller krediterade kan ej raderas.