Medlemskategorier i GIT

Skapa medlemskategori

Du skapar en ny kategori med knappen Skapa ny medlemskategori. En befintlig kategori kan ändras genom att klicka på pennan till höger om raden som öppnar upp redigeringsfönstret.

Följande fönster visas när man skapar nya eller ändrar befintliga medlemskategorier. Ge ett beskrivande Namn på medlemskategorin. Mer utförlig Beskrivning i fältet Beskrivning. I fältet Status måste du välja en av fem fördefinierade status.

I fältet Max antal medlemmar har du möjlighet att ange ett maxantal för medlemmar i aktuell kategori. Tillgänglig på webb används om du aktiverat funktionen medlemsansökan via Medlemswidget eller tillåter medlemmar att själva byta medlemskategori på Min Golf. Läs mer om byte av kategori längre ned på sidan.

Notera! Du behöver alltid ange ett värde i Max antal medlemmar om du använder funktionen medlemsansökan via Medlemswidget, för att aktuell medlemskategori ska visas och vara tillgänglig på webben. Om max antalet är uppnått eller uppnås under tiden, kommer medlemskapskategorin att döljas per automatik.

För att varje klubb ska ha sina egna speciella medlemskategorier är det några grundläggande statusar som alla medlemskategorier behöver kopplas till. Dessa statusar hjälper till att tydliggöra och särskilja de olika typer av medlemskap en klubb erbjuder.

Statusar är viktigt när du skapar samarbete för Greenfee med andra klubbar (klubbgrupper) men också viktigt för att skapa avgiftsregler för tävlingsavgifter som sätts upp i GIT Tävling. 

De finns flera olika statusar bl.a. Aktiv 1-15, Aktiv Greenfeemedlem 1-5 dessa betraktas som Aktiva i SGF-statistiken.

Tre statusar som inte räknas som aktiva är Passiva, Nybörjare och Prospekt. Dessa används för personer som finns med i klubbens medlemsregister men som inte är aktivt golfande medlemmar.
Tips... Förkortning av statusen visas i samband med att du söker upp en person via Personbilden (sök person) som är aktiv medlem i en annan klubb. 

Det kan vara till hjälp när en spelare besöker en klubb med Greenfee-samarbete, men spelaren inte får rabatten. Då kan du se om spelaren till exempel är AG (Aktiv Greenfeemedlem), vilket kanske inte omfattas av GF-samarbetet.  

• Aktiv (A)
• Aktiv 1 - 15 (A1, A2...)
• Aktiv begränsad (AB)
• Aktiv plus (AP)
• Aktiv greenfeemedlem (AG) 
• Aktiv greenfeemedlem 1-5 (AG1, AG2...)
• Aktiv Nordea Tour (ANT)
• Aktiv Skandia Tour (AST)
• Hedersmedlem (H)
• Nybörjare - Ej aktiv, d.v.s ej spelande medlem
• Passiv -  Ej aktiv, d.v.s ej spelande medlem
• Prospekt -  Ej aktiv, d.v.s ej spelande medlem

Status Aktiv greenfeemedlem används för de medlemmar som inte har fullt medlemskap och inte skall ingå en klubbgrupp för t.ex. Värmlandsgreenfee. 

Statusen Aktiv Plus hjälper klubbar med samarbetsformer mellan klubbarna. Den typiska användningen är att använda denna status på de medlemskategorier, som ger andra klubbar fritt spel eller rabatterad greenfee via klubbgrupper.

Status Passiv, Prospekt och Nybörjare innebär att personen inte räknas som medlem i statistiken till SGF för beräkning av SGF- och GIT-avgifter.  

Koppla en avgift till en medlemskategori

I fältet Automatisk uppläggning av avgifter  kopplar du avgifter som alltid skall debiteras för aktuell medlemskategori. Du kan koppla flera olika avgifter t.ex. Medlemsavgift och Spelavgift. Det betyder att när du lägger till en ny medlem eller ändrar en medlemskategori, kommer dessa avgifter automatiskt att tas med. (du kan också i de enskilda fallet välja att inte lägga på nya avgifter).

När du öppnar en medlemskategori trycker du på knappen Lägg till avgift för att lägga till en avgift. Sök fram aktuell avgift och klicka Välj Artiklar. En befintlig avgift kan raderas från medlemskategorin med symbolen för soptunnan.
OBS... Skapar du en ny medlemskategori, kan det hända att du behöver justera/komplettera några avgiftsregler för en eller flera avgifter.

När du klickar på Lägg till avgift i ovanstående fönster visas dialogen för sökning artiklar/avgifter. Det är samma sökfunktion som aktiveras med kommando Ekonomi » Hantera artikel. Sökningen går till på ungefär samma sätt som när du söker efter artiklar eller avgifter. Det som skiljer mellan olika sätt att aktivera artikelsökningen är vilka artiklar du kan söka fram.

När du söker artiklar/avgifter för t.ex. medlemskategorier kan du bara söka spelavgifter, medlemsavgifter eller övriga avgifter. Endast aktiva avgifter visas. Markera den artikel du vill koppla ihop med medlemskategorin och klicka på knappen Välj Artiklar för att lägga till respektive artikel till medlemskategorin, upprepa för varje artikel du vill lägg till.

Inaktivera medlemskategorier som inte längre används

Om en medlemskategori inte längre behövs kan du göra den inaktiv. Detta gör det enklare att hantera systemet i vardagen. När du gör en medlemskategori inaktiv försvinner den från överblicksbilden av de olika medlemskategorierna som finns på klubben.

Den inaktiverade medlemskategorin visas inte heller i vyerna för avgifts- eller reservationsregler så länge den är inaktiverad.

När du öppnar upp en medlemskategori ser du en kryssruta som visar om medlemskategorin ska vara aktiv eller inte.

Bockar du ur kryssrutan och sedan sparar blir medlemskategorin inaktiv. Om det fortfarande ligger medlemmar kvar i en medlemskategori som du vill inaktivera så visas informationen: Det finns personer kopplade till denna medlemskapskategori......och det går inte att genomföra åtgärden förrän du har tömt medlemskategorin på medlemmar.

I standardläge visas inte medlemskategorier som man valt att inaktivera, men genom att bocka ur rutan Visa endast aktiva, så kan du få fram alla medlemskategorier igen om du vill återuppta en viss medlemskategori.

Om du vill erbjuda dina medlemmar möjligheten att ändra sin medlemskategori på Min Golf, så kan du aktivera det via Inställningar-Klubb och webbinfo-klubb-och webbinställningar. Notera! Kategoribyte kan endast göras så länge som spelaren inte har ett passerat utträdesdatum i klubben. 

Under Byt medlemskategori markerar du rutan Medlem kan själv byta medlemskategori på Min Golf.

Under fältet för datum är Från datum obligatoriskt och kan inte vara ett passerat datum. Vill du att det ska gälla under en viss period ange du även ett Till datum. Lämnas rutan för Till datum tom är funktionen öppen tillsvidare.

Du måste också öppna upp varje medlemskategori under Inställningar-Administration- Medlemskategorier och markera rutan Tillgänglig på webb. 

Du behöver också fylla i Max antal medlemmar för att aktuell kategori ska visas på Min Golf. Om max antalet är uppnått eller uppnås under tiden, kommer medlemskapskategorin att döljas per automatik.

Max antal styrs av Totalt antal medlemmar minus de som ligger som utträda framåt.

Det betyder att du bestämmer vilka kategorier medlemmarna kan välja mellan när de vill byta. Du kanske bara vill tillåta ett begränsat antal kategorier för medlemmarna att välja mellan för bytet på Min Golf.

Notera! Det är viktigt att ha korrekta avgifter kopplade till varje medlemskategori då kategoribytet sker direkt och avgifterna som är kopplade till medlemskategorin läggs upp på spelaren på samma sätt som när du byter medlemskategori i GIT.  Läs mer här om att koppla avgifter till medlemskategorier. Se gärna över inställningar för dina kopplade avgifter såsom giltighetstid, pris, avgiftsregler, säljorganisationer osv. Särskilt viktigt om avgifterna ska gå att betala via Min Golf.

På Min Golf under Mitt medlemskap och spel hittar sedan medlemmen följande information.

I samband med att medlemmen genomför bytet på Min Golf uppdateras personbilden med aktuell medlemskategori och tillhörande avgifter under Artiklar och avgifter. Har klubben även webbetalning ligger avgifterna under obetalda avgifter på Min Golf att betala för medlemmen. Det ger då en helt automatiserad registrerings- och betalningsprocess.

Ett bekräftelse mejl skickas till både klubben och medlemmen om att bytet är genomfört. Det är bara medlemmar som är 18 år och äldre som kan byta medlemskategori men en Vårdnadshavare kan logga in på sin Underårige och byta medlemskategori. En Underårig kan inte själv byta medlemskategori.