Senast uppdaterad:

Skriv ut

Medlem och klubbinfo i nya GIT

Det finns många uppgifter som knyts till en medlem. Med begreppet Medlem och klubbinfo menas till exempel information om medlemskapet, giltighet, hemmaklubb och utträde.

Medlem och klubbinfo

Läs mer om de nya datumfälten och hur de kan användas i GIT e-post »

 1. Under Medlemskategori ser och registrerar du vilka villkor som gäller för att medlemmens spel. Medlemskategori styr också årsavgifter (spel- och medlemsavgift).

Du kan också ändra medlemskategori. När du lägger till eller ändrar medlemskategori tilldelas de eventuella avgifter du kopplat till respektive medlemskategori automatiskt.

Väljer du fel medlemskategori och behöver ändra går du in under fliken Artiklar och avgifter. Här måste du manuellt ta bort de avgifter som lades till genom den automatiska kopplingen.

2. Välj ett inträdesdatum om det inte är dagens datum.

3. Inträdesdatum ny medlem, går ej att redigera. Om inträdesdatum är ett datum före 2004 har vi använt det datumet även här.

4. Inträdesdatum återvändande medlem, går ej att redigera. Om medlemmen inte varit medlem de senaste 24 månaderna (här räknas hela månader) anges datum när golfaren blir medlem igen.

5. Du måste ange ett giltighetsdatum för hur länge medlemskapet gäller. Om medlemmen inte har ett giltighetsdatum i rutan räknas den inte som aktiv medlem och kan inte logga in i Min Golf.

6. Kontrollera den ålderskategori som anges automatiskt och visas i denna ruta.

Utträde Visa

7. Om en medlem begär utträde ur klubben, bockar du i Utträde och väljer Utträdesorsak och ett Utträdesdatum, läs mer nedan.

 

När en medlem vill avsluta sitt medlemskap i klubben, registrerar du ett utträde med orsak till varför personen slutar och datum för önskat utträde ur klubben.

Utträde ur en golfklubb innebär inte att personen försvinner från systemet utan oftast finns någon relation kvar, som före detta medlem, borttagen medlem eller liknande.

Kom ihåg att kontrollera uppgifterna under flikarna Kapitalinsats och Avgifter innan du anger utträde för medlemmen.

Under fliken Medlem och klubbinfo bockar du i rutan Utträde och anger ett Utträdesdatum. Välj också en Utträdesorsak i listan.

Personen kommer att fortsätta vara medlem till dess medlemskapets giltighetsdatum är passerat.

När giltighetsdatumet passerats kontrolleras om medlemmen har någon fakturerad eller obetald avgift eller kapitalinsats (lån, aktie, spelrätt) till klubben. Om så är fallet ändras klubbrelationen till Före detta medlem. I övriga fall ändras klubbrelationen till Borttagen medlem.

Att tänka på vid utträde av medlem Visa

✓ En klubb eller anläggning kan bara avsluta medlemskap för egna medlemmar. För att kunna avsluta ett medlemskap måste du vara inloggad på en organisationsenhet av typen Klubb.

✓ Om en person är medlem i flera klubbar och vill avsluta andra medlemskap måste han/hon kontakta respektive klubb.

✓ Inaktivera (bocka ur krysset i A-kolumnen) eventuell spelavgift under fliken Artiklar och avgifter så att medlemmen inte får fortsatt fritt spel.

✓ Personen kommer att fortsätta vara medlem till dess medlemskapets giltighetsdatum är passerat. När giltighetsdatumet passerats kontrolleras om medlemmen har någon fakturerad eller obetald avgift eller kapitalinsats till klubben, eller om personen har lån till klubben. Om så är fallet ändras klubbrelationen till Före detta medlem. I övriga fall ändras klubbrelationen till Borttagen medlem.

✓ Personer som begärt utträde finns kvar i medlemsregistret tills giltighetsdatum har passerats.

Här beskrivs hur aktuella personer hanteras i olika situationer:

Dialogen Sök person

Om giltighetsdatum inte har passerats kvarstår personen som medlem till dess att man passerat aktuellt datum. Detta står också i den info som kommer fram vid utträdet: "Personen kommer att kvarstå som medlem t.o.m. ÅÅÅÅ-MM-DD". Personen kommer till dess att ge träff vid sökning på Medlemmar, men inte på Före detta medlem.

Om giltighetsdatum har passerats sätts personen till Före detta medlem om det finns någon form av ekonomisk relation, annars till Borttagen medlem.

Borttagna medlemmar ger inte träff vid sökning på Före detta medlemmar. För närvarande finns ingen sökfunktion på Borttagna medlemmar som grupp.

SGF-statistiken

Eftersom en medlem som begär utträde kvarstår som medlem tills dess att giltighetsdatum passerats är den per definition medlem fram till dess, och ingår under Aktiva i SGF-statistiken.

Förutsättningen är naturligtvis att vederbörande har en SGF-kategori i grupperna A, AB, AG eller H. Före detta medlemmar kommer inte med i SGF-statistiken.

Övriga Rapporter

Samma förhållande gäller rapporter. Fram tills att giltighetsdatum passerats är personen medlem och kommer med på rapporter.

Vid registrerat utträde är alltså personens giltighetsdatum avgörande. Har datumet inte passerats är personen medlem i alla avseenden, oavsett avgifter, kapitalinsatser och deras status, fram tills dess att datum passerats.

GIT ändrar med automatik personens relation till Före detta medlem eller Borttagen medlem när datumet passerats.

Om giltighetsdatum är passerat sätts personen till Före detta medlem om det finns någon ouppklarad ekonomisk relation, annars till Borttagen medlem.

Klubbinformation & historik Visa

8. Ändra hemmaklubb: I fältet Hemmaklubb markeras den egna klubben som hemmaklubb om medlemmen vill. Här visas också eventuella andra klubbar som personen är medlem i.

Det är också här du kan ändra hemmaklubb. Om man är medlem i en svensk klubb måste man ha en SGF-ansluten klubb som hemmaklubb.

9. Aktivt medlemskap i andra klubbar visar om golfaren har medlemskap i andra klubbar.

10. Golf-ID skapat, går ej att redigera. För alla golfare som var medlemmar i en klubb när klubben flyttade sitt medlemsregister till GIT 2004 sätts datum 2004-05-01.


Radera enskild person Visa

Obs! Denna funktion finns ännu inte i nya GIT.

Om en personen har avlidit, blivit felaktigt registrerad, eller har ångrat sig och inte vill fullfölja sin medlemsansökan, kan det bli aktuellt att ta bort den ur GIT.

För att en person ska kunna tas bort ur GIT måste följande villkor vara uppfyllda:

✓ Ingen ekonomisk relation till den egna organisationsenheten
✓ Ingen relation till annan organisationsenhet
✓ Inga bokningar framåt i tiden på någon organisationsenhet
✓ Ej registrerad på några uppdrag på en organisationsenhet
✓ Ej registrerad som deltagare i någon tävling framåt i tiden på någon organisationsenhet    
✓ Inga avgifter som är aktiverade eller betalda och som fortfarande är giltiga på någon organisationsenhet
✓ Om ett eller flera av dess villkor inte är uppfyllda visas det i fönstret.

Innan personen kan tas bort måste relationer, bokningar, avgifter och uppdrag tas bort.

Vad händer när en person tas bort ur GIT?

Om en person har en spelrätt blir personen Före detta medlem och kan inte raderas. Detsamma gäller för aktiva lån. Kapitalinsatsen måste tas bort innan personen kan raderas.

Om personen är registrerad som kontaktperson och det finns minst en person kvar i familjegruppen som är medlem i den aktuella klubben, flyttas markeringen för kontaktperson automatiskt över till denna person.

Om mer än en person uppfyller villkoren för att bli kontaktperson blir den äldsta personen i familjegruppen automatiskt kontaktperson.

Följande uppgifter sparas när en person tas bort ur GIT:
✓ Personnummer
✓ Golf-ID
✓ Namn
✓ HCP
✓ Datum för senast kända HCP
✓ Utträdesdatum
✓ Datum för borttag
✓ Golf-ID och namn för den person som tas bort
✓ Golf-ID för den person som tagit bort annan person
✓ Datum och klockslag när personen togs bort
✓ Vilken organisationsenhet personen som tagit bort annan person är inloggad på vid den aktuella tidpunkten

Uppgifter om personer som raderas och har Utträdesorsak = Avliden sparas ej.

Så här gör du för att ta bort en person:
✓ Gå till Personbilden > Medlem och klubbinfo
✓ Ändra datumet i rutan Giltig t o m till ett datum som är tidigare än dagens datum
✓ Välj fliken Utträde
✓ Markera Utträde i grupprutan med samma namn.
✓ Välj Övrigt som Utträdesorsak.
✓ Välj Utträdesdatum
✓ Välj Spara

Övrigt Visa

Under fliken Övrigt kan du skriva en valfri kommentar om personen. Till exempel notera att personen tecknat ett högsterbjudande. Noteringen kan sedan sökas fram via personrapporter och på så vis finns informationen på ett och samma ställe.